Flexibilität im Eventmanagement ist nicht nur ein Vorteil, sondern inzwischen eine Notwendigkeit. Teilnehmende erwarten heutzutage einen nahtlosen Zugang zur Verwaltung ihrer Buchungen, um zum Beispiel bei Verhinderung unkompliziert stornieren oder einen neuen Ticketinhabenden hinzufügen zu können. Gleichzeitig ist es aber vor allem für Eventmanager:innen das A&O den kompletten Überblick über alle Bestellungen und ihren Status zu haben und Aufwände durch Verwaltungsanfragen seitens der Teilnehmenden zu minimieren.
Nachfolgend erhältst du von uns einen Leitfaden für Eventmanager:innen und Ticketinhaber:innen, in welchem wir Schritt für Schritt erklären, wie diese in welchem Umfang ihre Bestellungen in ticketareo verwalten können und damit maximal von dieser Flexibilität profitieren.
Dies spart auf beiden Seiten Zeit und Ressourcen durch verringerte Verwaltungsaufwände und schlanke und übersichtliche All-In-One Lösungen.
Mit ticketareo hast du nicht nur stets einen Überblick über den Status deiner Teilnehmenden und Ticketinhabenden, du kannst unsere Plattform auch zur Abfrage und Organisation wichtiger eventspezifischer Informationen nutzen. Ein Beispiel: Du planst eine Messe mit Aussteller:innen. In der Registrierung für deine Austeller:innen kannst du nicht nur Informationen, wie Personenzahl und Namen abfragen, sondern auch gleich wichtige organisatorische Abfragen integrieren, wie die benötigte Standgröße, Abfrage von Logos, Stromanschlüssen, Internet, etc. Erhalte nachfolgend einen Überblick über die Funktionen und lerne Schritt für Schritt, wie du diese Abfragen vornimmst und verwaltest.
Schritt 1: Gehe in dein Eventdashboard und klicke dort links in der Leiste unter "Basis-Konfiguration" auf "Tickets verwalten"
Schritt 2: Dort klickst du auf "Jetzt Ticket erstellen"
Schritt 3: Fülle die entsprechenden Informationen für dein Event aus
☝️ Jetzt kommen die Schritt für die zusätzlichen Abfragen
Schritt 4: Navigiere ganz nach unten zu "Zusätzliche Ticketdaten" und klicke auf "Datenfeld hinzufügen"
Schritt 5: Wähle die Option, die du benötigst, z.B. Datenabfrage für "Ticketinhaber" (Aussteller) und den gewünschten Datenfeldtyp, z.B. "Textfeld" - Es öffnet sich der Editor
Schritt 6: Im Editor kannst du eine Reihe von Einstellungen vornehmen. So kannst du zum Beispiel einstellen, ob eine Abfrage nur bis zu einem bestimmten Zeitraum möglich ist. Das kann hilfreich sein, wenn du z.B. Deadlines bei Messebauern für die Standplanungen hast und Personen nur bis x Wochen vor dem Event angeben können, wie groß ihr Stand ist oder welche Art von Stand sie bevorzugen. Wichtige Informationen zu diesem Schritt:
Speichern nicht vergessen.
Eine Übersicht findest du im nachfolgenden Screenshot.
Die Option der zusätzlichen Abfrage von Ticketdaten hilft dir, die komplette Eventverwaltung Ticketgebunden in einem Tool abzubilden ohne manuelles Nachtelefonieren und selber Deadlines im Kopf behalten.
💡Unter "Datenfeld-Typ" steht dir eine ganze Reihe an Optionen bereit, die du für deine Abfrage nutzen kannst:
Wie du oben gelernt hast, kannst du innerhalb des Tools genau festlegen, welche Daten deine Kund:innen verwalten können und welche nicht. Du kannst definieren in welchen Schritten des Prozesses der/die Kund:in verwalten darf und auch ein Ablaufdatum für diese Rechte festlegen. Doch wie kommt der/die Kund:in nun an diese Informationen und kann diese verwalten?
Unsere Plattform erlaubt Eventmanager:innen und Organisator:innen, die Kommunikation mit den Teilnehmenden durch personalisierte E-Mail-Templates zu optimieren. In standardmäßigen E-Mails, wie Registrierungsbestätigungen oder Erinnerungen, können benutzerdefinierte Links eingefügt werden. Diese Links führen die Teilnehmenden direkt zu einer Seite, auf der sie ihre Bestellungen selbst verwalten können. Dieser Ansatz stellt sicher, dass jede/r Teilnehmende alle notwendigen Informationen und die Kontrolle über seine/ihre Buchungen erhält, ohne durch komplexe Prozesse navigieren zu müssen.
Die Einbindung des individuellen Verwaltungslinks in E-Mail-Vorlagen ist unkompliziert. Eventmanager:innen können einen Shortcode nutzen, der in die Vorlagen integriert wird. Dieser Shortcode generiert automatisch den spezifischen Link für jede/n Empfänger:in, was die Sicherheit und den Datenschutz gewährleistet. Durch diese Funktion wird die Effizienz der Teilnehmerverwaltung deutlich gesteigert und die Nutzererfahrung verbessert.
Schritt 1: Klicke in deinem Event unter „Kontakt-Verwaltung“ auf „E-Mail Vorlagen“
Schritt 2: Wähle die Vorlage, in die du einen individuellen Link einfügen möchtest (z.B. „Registrierungsbestätigung & Ticketversand an Teilnehmer“ und klicke rechts auf den kleinen Stift. Es öffnet sich der E-Mail Editor.
Schritt 3: Wähle im Editor das Modul „Individuelle Ausgabe von Ticketdaten“ und wähle dort den Shortcode [ticket_edit_url] und kopiere diesen in das Textfeld des Moduls. Wenn Teilnehmer nur die Möglichkeit zum stornieren sollen, kannst du auch [ticket_cancel_url] verwenden.
Schritt 4: Klicke auf speichern. Der Link wird automatisch generiert und ist nur für den/die jeweilige/n Empfänger:in zugänglich. Dieser/diese hat nun einen direkten Link zur Ticketverwaltung für deine Veranstaltung.
Es kann immer mal wieder vorkommen, dass registrierte Nutzer:innen ihre Ticketbestellung stornieren. Das passiert oftmals sehr kurzfristig und ist ärgerlich.
Auf unserer Plattform kannst du individuelle Stornierungsregeln für dein Event anlegen. Dafür navigierst du einfach in deinem ticketareo Dashboard unter „Kasse & Bezahlmethoden“ im Abschnitt „Regeln für Rechnungserstellung“ die Regeln für die Stornierung einpflegen. Klicke auf "Regel erstellen" und der entsprechende Editor öffnet sich:
Du kannst natürlich auch erst einmal grundlegend festlegen, ob deine Teilnehmenden überhaupt stornieren dürfen. Auch dafür gehst du in „Kasse & Bezahlmethoden“ und dann in den Abschnitt „Nachträgliche Bestelleditierung". Hier kannst du deinen Kund:innen die Möglichkeit geben, Bestellungen im Nachhinein nochmal zu ändern und konfigurieren, was alles editiert werden darf, z.B. ob er/sie weitere Tickets zur bestehenden Bestellung hinzufügen darf usw.
Durch den Veranstalter wurde dir im Zuge der Registrierung per E-Mail ein persönlicher Link zur flexiblen Verwaltung deiner Bestellung zugestellt. Mit diesem Link hast du Zugriff auf deine individuellen Bestellerdaten und kannst verschiedene Aktionen selbstständig durchführen:
Durch diese Funktionen ermöglichen wir die maximale Flexibilität und Planbarkeit.
Um Änderungen vorzunehmen, gehe wie folgt vor:
Schritt 1: Klicke auf den vom Veranstalter per E-Mail bereitgestellten Link. So gelangst du zu deiner Bestellverwaltung
Schritt 2: Klicke unter "Aktion" auf das Icon für "Bestelleditierung Besteller". Es öffnet sich nun eine Seite mit deinen editierbaren Daten.
Schritt 3: Nimm die gewünschten Änderungen vor und vergiss nicht, auf "Änderungen speichern" zu klicken.
Die umfangreichen und flexiblen Verwaltungsmöglichkeiten sowie die selbstständige Verwaltung von Bestellungen durch die Teilnehmenden hat für beide Seiten - Eventveranstaler:innen und Teilnehmden/Austeller:innen mehrere Vorteile:
Die Möglichkeit für Teilnehmende ihre Bestellungen selbst zu verwalten, ist ein entscheidender Aspekt moderner Eventplanung. Sie fördert nicht nur die Zufriedenheit und Bindung der Teilnehmenden, sondern optimiert auch die Arbeitsprozesse der Eventmanager:innen. Durch die nahtlose Integration dieser Funktionen in unsere Plattform bieten wir eine benutzerfreundliche Lösung, die sowohl für Veranstalter:innen als auch für Teilnehmende Vorteile bietet.
Zeit und Ressourcen schonen
Um deine Eventplanung so ressourcenschonend, flexibel und einfach wie möglich zu machen, unterstützen wir dich bei der Digitalisierung deiner Veranstaltungen. Unsere Plattform ermöglicht es, sämtliche Aspekte der Eventplanung zu transformieren – von der Einladung und Ticketing bis hin zur Interaktion vor, während und nach dem Event.
