Mit Sicherheit hast du schon einmal von einem sogenannten “hybriden Event” gehört – insbesondere in den vergangenen Monaten. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff und, noch spannender, wie lässt sich eine hybride Veranstaltung wirklich erfolgreich umsetzen?
Wir zeigen dir, was dahinter steckt und worauf es bei der Planung und Organisation hybrider Events wirklich ankommt …
Hybride Events sind eine Mischform aus analogem Event und virtuellem Content. Die physische Veranstaltung, also das Event vor Ort, wird demnach auf verschiedene Arten um einen virtuellen Part erweitert oder verlängert. Dadurch können zum Beispiel auch Gäste an dem Event teilnehmen und interagieren, die nicht live vor Ort anwesend sind.
Hybride Events erfreuen sich bereits seit einiger Zeit großer Beliebtheit, weil sie es Eventmanagern und Veranstaltern ermöglichen, eine erweiterte Zielgruppe anzusprechen, den Return on Invest (ROI) zu verbessern und darüber hinaus Unternehmen Zugang zu hochwertigen Daten zu gewährleisten, die andernfalls nicht verfügbar wären.
Im Detail bedeutet das …
Größere Reichweite:
Nicht jeder Interessent und Referent bzw. Aussteller hat die Möglichkeit, auch tatsächlich an deinem Event teilzunehmen – sei es aufgrund von Planungsschwierigkeiten und / oder fehlendem Budget. Erweiterst du deine Veranstaltung jedoch um einen Livestream oder um zusätzlichen digitalen Content, löst du diese Herausforderungen, schaffst mehr Flexibilität für Teilnehmer und Referenten und erreichst dadurch auch jene, die andernfalls nicht an deiner Veranstaltung partizipieren könnten.
Verbesserter ROI:
Nur, weil ein Interessent aufgrund von fehlendem Budget nicht an deinem physischen Event teilnehmen kann, bedeutet das nicht automatisch auch, dass er grundsätzlich nicht bereit ist, für den von dir gebotenen Content zu bezahlen. Du hast über die digitale Erweiterung deiner Veranstaltung die Möglichkeit, mehrere Zugangsmöglichkeiten zu unterschiedlichem Content und Preisen zur Verfügung zu stellen. Dadurch erweiterst du deine Zielgruppe und kannst eine deutliche Steigerung deines ROI erreichen. Eine weitere Option zur Erhöhung deines ROI ist, deine Veranstaltung aufzuzeichnen und im Anschluss zu einem geringeren Preis online zur Verfügung zu stellen – was übrigens auch deine Marketingkosten erheblich senken und insgesamt zu signifikanten Kosteneinsparungen führen kann. Was spricht dagegen, die inhaltliche Nachhaltigkeit zu erhöhen und den von dir produzierten Content mehrfach zu verwenden? Die Exklusivität bzw. der Wert deiner Veranstaltung geht übrigens nicht verloren, wenn du den Online-Zugang ausschließlich kostenpflichtig anbietest.
Zugang zu wertvollen Daten:
Das Verhalten deiner Teilnehmer kann online sehr viel einfacher getrackt und ausgewertet werden als bei analogen Veranstaltungen, denn jede Online-Interaktion, die deine Gäste machen, kann auch als solche identifiziert und aufgezeichnet werden. Diese Informationen kannst du nutzen, um Verhaltensmuster zu erkennen, hierauf zu reagieren und deine Events dahingehend zu optimieren und anzupassen.
Das klingt alles recht vielversprechend, oder?
Das ist es auch ... Jedoch stehen den Chancen hybrider Events selbstverständlich auch ein paar Herausforderungen und Unsicherheiten gegenüber, die wir dir der Vollständigkeit halber nicht vorenthalten wollen:
Fehlende Interaktion der Teilnehmenden:
Der Charme eines physischen Events und die Art und Weise, wie Menschen dort zusammenkommen und miteinander interagieren können, ist einzigartig. Die gleiche Art der Kommunikation auch online herzustellen ist nicht möglich – dennoch haben deine Gäste und Referenten auch digital die Chance, sich auszutauschen und zu connecten. So bieten einige Eventmanagement Softwares die Möglichkeit, Chatrooms, Kontaktfelder oder Q&A Module in den Livestream zu integrieren. Eventuell kann es sogar sinnvoll sein, den Gästen die Erlaubnis zu erteilen, sich via Video dazu zu schalten.
Technische Infrastruktur:
Auch, wenn du für die Umsetzung eines digitalen Events kein Tech-Pro sein musst, so ist ein gewisses technisches Grundverständnis zum Aufbau eines professionellen, ästhetischen und vor allem funktionierenden, zuverlässigen Look and Feels deiner Online-Veranstaltung notwendig. Doch auch hier gibt es sinnvolle Lösungsansätze, wie beispielsweise die Nutzung einer intuitiven Eventmanagement Software, die dir erlaubt, ohne technische Vorkenntnisse eine erfolgreiche digitale Veranstaltung umzusetzen, oder dein analoges Event um Online-Content zu erweitern.
Wir haben einige spannende Ansätze für dich zusammengetragen, die du in Zukunft für deine eigenen hybriden Events anwenden kannst:
Zunächst einmal – sei kreativ! Bemühe dich, über den Tellerrand hinaus zu blicken, wenn du dir überlegst, mit welchen Angeboten und Möglichkeiten du deine Teilnehmer begeistern könntest. Das Motto “Der Kunde ist König” sollte auch bei der Planung und Gestaltung deines hybriden Events im Fokus stehen. Wie kannst du anregende virtuelle Erlebnisse erschaffen, die deine Teilnehmer bewegen und mit deinem Event interagieren lassen?
Vorbereitung ist das A und O. Sowohl für dein analoges Event, als auch für die Erweiterung in den digitalen Raum! Bei einem hybriden Event muss der Content, wie zum Beispiel Slides deiner Präsentationen, Videos und andere virtuelle Medien gut vorbereitet, in den Webspace hochgeladen und vorab getestet werden. Die genauen Anforderungen hängen von der Wahl deines Providers und der Eventmanagement Software ab, jedoch solltest du in jedem Fall sicherstellen, einen realistischen Zeitrahmen für die Vorbereitung und Planung zu wählen sowie die Komplexität eines Online-Events verstanden zu haben. Außerdem ist es gut zu wissen, ob und wenn ja wie viel Flexibilität und Raum für Änderungen während deines Events gegeben sind. Kommuniziere klare Deadlines an alle Beteiligten und erkläre auch, warum es so wichtig ist, diese einzuhalten.
Stell sicher, dass du dir über den Standort der Kamera im Klaren bist und wo diese idealerweise auf deiner Live-Bühne positioniert sein sollte – einschließlich der zu vermeidenden “blind spots”!
Als Eventmanager oder Veranstalter solltest du dir zudem die Zeit nehmen, um sicherzugehen, dass deine Referenten sich wohlfühlen und gut vorbereitet sind. Selbst erfahrene Moderatoren sind möglicherweise etwas nervös, wenn sie zum ersten Mal live gestreamt werden. Ermögliche deinen Referenten, sich vorab mit dem technischen Setting und der Ausstattung vertraut zu machen. Idealerweise bietest du ihnen auch die Möglichkeit, vorab probeweise in Ruhe ihre vorbereiteten Slides zu präsentieren.
Wähle einen starken, selbstbewussten und gut informierten Moderator, der die Schnittstelle zwischen den Teilnehmern deiner analogen Veranstaltung und den Besuchern deines virtuellen Livestreams ist. Im besten Fall besetzt du sogar zwei unterschiedliche Rollen: ein spezieller Gastgeber für dein Online-Publikum und ein klassischer Konferenzleiter für deine Live-Gäste vor Ort. In diesem Fall ist es sinnvoll, detaillierte Keynotes bereitzustellen, damit klar ist, wer was zu welchem Zeitpunkt sagt und umsetzt. Vereinbart auch verständliche Signale, damit der virtuelle Moderator Feedback, Fragen und Kommentare der Online-Teilnehmer einbringen kann und diesen somit die Gelegenheit gibt, aktiv an dem Event teilzunehmen und mit den dort Anwesenden zu interagieren.
Übrigens tendieren viele Moderatoren dazu, die Anwesenheit der Online-Teilnehmer nicht ausreichend anzuerkennen und wertzuschätzen. Ein Fehler! Denn egal, ob physisch anwesend, oder nicht – jeder deiner Gäste verdient es, willkommen geheißen zu werden. Nimm dir als Veranstalter oder Moderator während der Begrüßung die Zeit, um in die Kamera zu blicken und die virtuellen Teilnehmer sowie diejenigen, die sich physisch mit dir im Raum befinden, besonders willkommen zu heißen. Achte auch darauf, dass auch dein Live-Publikum weiß und anerkennt, dass das Online-Publikum ebenfalls ein wichtiger Bestandteil deines hybriden Events ist.
Berücksichtige bei der Planung deiner Veranstaltung wirklich alle Personengruppen – sowohl virtuell, als auch analog. Das bedeutet beispielsweise, dass du dir auch darüber Gedanken machen musst, wie du deine Online-Teilnehmer während den Pausen deiner Veranstaltung unterhältst: Plane Interviews, Feedbackrunden und zusätzlichen Content. Virtuelle Besucher sollten zu keinem Zeitpunkt eine verlassene Live-Bühne vorfinden!
Übrigens ist Social Media und insbesondere Twitter eine hervorragende Möglichkeit, um die Anwesenden miteinander zu connecten und mit ihnen zu interagieren – ganz gleich, ob diese persönlich oder nicht an deinem Event teilnehmen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, den du bei der Planung und Durchführung eines hybriden Events beachten solltest, ist, dich konsequent an deinen Zeitplan zu halten. Besonders wichtig ist dies in Bezug auf einen Livestream, denn ähnlich wie bei einem herkömmlichen TV-Programm kann es passieren, dass sich deine Besucher nur zu einem gewissen Zeitpunkt in die Veranstaltung einwählen, um an einen bestimmten Agendapunkt teilzunehmen. Wenn dein Stream dann nicht mit dem von dir beworbenen Programmpunkt übereinstimmt, verlassen die Besucher oftmals sehr schnell den digitalen Eventraum – und kehren anschließend nicht wieder.
Bei der Durchführung eines hybriden Events ist es wichtiger denn je, deine Online-Teilnehmer besonders zu betreuen und ihnen einen wertvollen Einblick in die Veranstaltung zu gewährleisten. Denn die persönliche Teilnahme an einem Event bietet natürlich Erlebnisse, die über einen Live-Stream nicht eins zu eins transportiert und wiedergegeben werden können, insbesondere im Hinblick auf die Networking-Möglichkeiten und den persönlichen Austausch.
Doch wenn bei der Planung deines hybriden Events alle angesprochenen Aspekte berücksichtigt, kann ein solches nicht nur deutlich deine Bekanntheit steigern. Es bietet darüber hinaus internationale Perspektiven und ein spannendes, nachhaltiges Erlebnis für alle Beteiligten!
