6 hilfreiche Tipps

Minimierung der No-Show Rate bei Online Events

Die No-Show-Rate, also die Anzahl derjenigen Teilnehmer, die sich zwar für ein Event registriert haben, schließlich dort aber nicht erscheinen, spielt nicht nur bei Offline-Veranstaltungen eine große Rolle, sondern auch bei Online-Events. Denn sowohl im digitalen als auch im analogen Bereich verursachen No-Shows Kosten und verbrauchen unnötige Ressourcen. Bereits bei der Planung eines Livestreams oder Online-Events wird mit einer bestimmten Teilnehmerzahl kalkuliert. Zu viel bestelltes Datenvolumen auf den Event-Plattformen oder Enttäuschungen auf Seiten der Sponsoren und Referenten sind die Folgen, wenn weniger Teilnehmer erscheinen, als sich angemeldet haben. Um das zu vermeiden, haben wir dir 6 nützliche Tipps zusammengetragen, die helfen, die No-Show-Rate zu minimieren – und die Anzahl der Besucher zu maximieren!

Tipp 1: Lege Ziele fest

Das richtige Targeting zu Beginn der Veranstaltungsplanung ist nicht nur für eine erfolgreiche Vermarktung deines Events wichtig. Definiere ein klares Ziel für deine Veranstaltung – und lege im Anschluss fest, welche Zielgruppe angesprochen werden soll. Was möchtest du mit deiner Veranstaltung erreichen? Welchen Mehrwert bietest du deinen Eventteilnehmern? Stelle diesen Mehrwert in der Kommunikation immer wieder deutlich heraus! Wenn du all diese Fragen eindeutig beantworten kannst (und zwar nur dann), kannst du anschließend ein Eventkonzept entwickeln und umsetzen, dass genau zu deiner Zielgruppe passt. Und stellst damit sicher, dass deine Veranstaltung von Anfang an so spannend und interessant wirkt, dass deine Gäste unbedingt teilnehmen wollen.
Folgende Fragen helfen dir bei der Zusammenstellung der Eventinhalte:
1. Welches Problem soll mit deinem Event gelöst werden?
2. Warum ist die Lösung dieses Problems so wichtig?
3. Wie wird sich der Gast fühlen, wenn dieses Problem gelöst wurde? Welches Resultat kann er oder sie erwarten?

Tipp 2: Sende eine Erinnerungsnachricht

Denk daran, deinen angemeldeten Gästen vor dem eigentlichen Eventtermin mehrmals eine Erinnerung zu schicken. Bedenke, dass es je nach Veranstaltungsart unterschiedliche Vorlaufzeiten für die Erinnerungen gibt: Die Vorlaufzeiten bei Offline-Events sind natürlich viel größer, als bei digitalen Veranstaltungen, da sich die Teilnehmer um die An- und Abreise und ggf. um eine Übernachtung kümmern müssen. Doch auch bei Online-Events sind mehrere Reminder ein Muss, um inmitten von Homeoffice, Haushalt, Familie und zahlreichen digitalen Teammeetings nicht vergessen zu werden. Daher empfehlen wir dir, deine Teilnehmer einen Tag vor und am Tag der Veranstaltung an das Event zu erinnern. Füge die Login-Daten unbedingt zu deinen Reminder E-Mails hinzu. Das nimmt eine weitere Hürde, die einen potentiellen Teilnehmer daran hindern könnte, deine Online Veranstaltung zu besuchen.

Tipp 3: Monetarisiere dein Online-Event

Eine weitere Möglichkeit, die No-Show-Rate deiner digitalen Veranstaltung zu reduzieren, ist, kostenpflichtige Tickets anzubieten. Auch, wenn du dich für einen sehr geringen Preis entscheidest, sorgt das bereits für ein höheres Commitment auf Seiten der registrierten Eventteilnehmer. Je mehr Geld investiert wird, desto höher die Verbindlichkeit deiner Teilnehmer. Selbstverständlich sollte der Preis für deine Tickets nach wie vor gerechtfertigt bleiben. Es gibt weitere Gründe, die dafür sprechen, deine digitale Veranstaltung zu monetarisieren – wir empfehlen dir hierzu unseren Artikel “Wie und warum digitale Events monetarisiert werden sollten”. – wir empfehlen dir hierzu unseren Artikel “Wie und warum digitale Events monetarisiert werden sollten”.

Tipp 4: Erstelle eine Warteliste

Wenn du dich dazu entscheidest, die Anzahl der Teilnehmer für deine digitale Veranstaltung zu begrenzen und dein Event schnell ausverkauft ist, empfiehlt es sich, eine Warteliste für diejenigen Teilnehmer einzurichten, die kein Ticket mehr ergattern konnten. Zusätzlich könntest du dir überlegen, dein Event künstlich zu verknappen, also beispielsweise zunächst nur eine bestimmte Anzahl an Tickets zur Verfügung zu stellen und dies auch so zu kommunizieren, und weitere, exklusive Tickets über den Newsletter zu verkaufen. So könntest du den Ticketkauf ebenfalls mit einer Anmeldung zu deinem Newsletter verknüpfen.
Je automatisierter dieser Prozess in der Teilnehmermanagement Software abläuft, desto besser. Übrigens: diejenigen Interessenten, die zunächst auf der Warteliste standen und schließlich doch ein Ticket erwerben konnten, haben oft ein höheres Commitment, die Veranstaltung zu besuchen, als diejenigen, die von vornherein einen Platz bekommen haben. So bieten Wartelisten gleich zwei Wege, auf welchen die No-Show-Rate für dein Online-Event minimiert werden kann.

Gleichzeitig solltest du es deinen Gästen so einfach wie möglich machen, abzusagen. Moment – ist das nicht widersprüchlich? Nein. Je weniger Klicks und Erklärungen nötig sind, um eine Absage zu hinterlassen, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass sich deine Gäste direkt an dich wenden, wenn sie nicht kommen können. Anders, als einfach nicht zu erscheinen, ohne vorab eine Benachrichtigung zu hinterlassen. Das schafft eine bessere Planbarkeit für dich … und kann direkt mit deiner Warteliste kombiniert werden.

Tipp 5: Verdeutliche den Mehrwert der Live-Teilnahme

Für viele ist die Gewissheit, dass das Video im Anschluss an die Veranstaltung als Replay zur Verfügung gestellt wird, Grund genug, nicht live am Eventtermin teilzunehmen. Warum auch – wenn die gezeigten Inhalte auch später jederzeit abgerufen werden können? Um dem vorzubeugen, empfehlen wir dir, den Mehrwert der Live-Teilnahme in der Kommunikation auf deiner Event-Webseite von Anfang an zu verdeutlichen. Live-Umfragen, Live Q&A’s usw. sind nur dann so richtig interessant, wenn der Gast sie auch live verfolgen und ggf. selbst an den Umfragen und dem gegenseitigen Austausch teilnehmen kann. Außerdem könntest du dir überlegen, die Aufzeichnung deines Events nur einem bestimmten Personenkreis zur Verfügung zu stellen: nämlich denjenigen, die tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen haben. Oder aber du bietest im Anschluss an das Event nur Ausschnitte der Veranstaltung als Zusammenschnitt an, die bei deinen No-Shows zumindest das Gefühl hervorrufen werden, beim nächsten Mal dabei sein zu wollen. Alternativ kannst du dich auch gänzlich gegen einen Replay deines Events entscheiden. Wenn das der Fall ist, empfehlen wir dir, das von Beginn an deutlich zu kommunizieren: Wer von den Veranstaltungsinhalten profitieren will, muss am Event teilnehmen!

Tipp 6: Sprich über dein Event

Halte die Kommunikation vor deiner Veranstaltung hoch – insbesondere auf deiner Event-Webseite, in den E-Mails und in den sozialen Medien! Denn genau das sind die Plattformen, auf denen die angemeldeten Teilnehmer unterwegs sind. Eine andauernde Kommunikation hilft den Teilnehmern, die Veranstaltung im Gedächtnis zu behalten und steigert die Vorfreude auf das Online-Event. Zusätzlich kannst du auch deine Speaker und Referenten bitten, auf ihren Social Media Kanälen über die Veranstaltung zu sprechen. Sei aktiv, unterhalte dich mit deinen Teilnehmern, sprich über dein Event.

Unser Fazit

Mit Hilfe einer proaktiven Kommunikation und einigen Tipps kannst du die No-Show-Rate deutlich minimieren. Achte dabei immer auf eine konsequent zielgruppengerechte Ansprache und halte dir deine vorab festgelegten Ziele in Bezug auf den Personenkreis, den du erreichen willst, und in Bezug auf den Mehrwert deines Events vor Augen. Profitiere von einer professionellen Teilnehmermanagement-Lösung und denke daran, eine Warteliste anlegen zu können. Probiere verschiedenes aus und werte die Ergebnisse deiner Versuche aus – nur so findest du heraus, was für dein Event und deine Teilnehmer funktioniert, und was nicht.

Alex Jacker
Gründer
Seit mehr als 15 Jahren als Berater im digitalen Marketing tätig und immer auf der Suche nach neuen Trends, Ideen, Innovationen und Optimierungen. Mit technischem Know-how und der Leidenschaft für gute User-Experience agiere ich an der Schnittstelle zwischen Nutzern und Entwicklung, um somit den Kundennutzen zu maximieren. Mit ticketareo habe ich es mir zu Aufgabe gemacht, ein überzeugendes Tool zu etablieren, welches einen echten Mehrwert in der Eventbranche schafft.
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Hybride Events

Hybride Events sind eine Mischform aus analogem Event und virtuellem Content.

Mit Sicherheit hast du schon einmal von einer dieser Veranstaltungen gehört – insbesondere in den vergangenen Monaten. Doch was genau verbirgt sich dahinter und, noch spannender, wie lässt sich eine hybride Veranstaltung wirklich erfolgreich umsetzen?

 

Wir zeigen dir, was dahinter steckt und worauf es bei der Planung und Organisation hybrider Events wirklich ankommt.

B2SOCCER GmbH & Co. KG wird ticketareo Pionier!
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Digitales Networking: Grenzen und Möglichkeiten
Wir alle betreiben digitales Networking – bereits seit Jahren. Doch in keinem Jahr war das digitale Networking wichtiger und heißer diskutierter, als in diesem. Auch, wenn wir den persönlichen, direkten Kontakten wie keinen anderen zu schätzen wissen, so haben uns die letzten Monate glücklicherweise gezeigt, dass es uns auch in der digitalen Welt gelingen kann, Communities aufzubauen, Kontakte zu knüpfen, miteinander zu arbeiten und voneinander zu lernen. Und dass im digitalen Networking ein enormes Potential schlummert, welches nach und nach entdeckt und immer mehr genutzt wird.Was bedeutet das für uns? Welche Möglichkeiten bietet die Verlagerung des Netzwerkens in den digitalen Raum? ...
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Überall sind sie mittlerweile zu finden: Livestreams auf sozialen Plattformen, wie Instagram und Facebook, die entweder kostenlos oder auf Spendenbasis angeboten werden. Gleichzeitig verringert sich der Qualitätsanspruch in Bezug auf den angebotenen Video Content, weil wir uns an spontane, selbstgedrehte Videoformate, wie beispielsweise Stories, gewöhnt haben. Full HD Videos? Brauchen die meisten nicht.Die Bereitschaft der Teilnehmer, für digitale Events zu bezahlen, sinkt dadurch deutlich. Das macht es generell für Unternehmen und Selbstständige schwierig, ihren Content über digitale Veranstaltungen gewinnbringend zu verbreiten. Allerdings gibt es einige gute Gründe, die dafür sprechen, deine Online-Events dennoch kostenpflichtig anzubieten! Wir zeigen dir, weshalb – und mit welchen ...
ticketareo LIVE Premiere
Wir haben News: Unser Event Livestreaming-Service feierte kürzlich im Rahmen einer spannenden Abendveranstaltung Premiere!Der Fotograf, Coach und Speaker Florian Beier und der Anästhesist und Chefarzt der Klinik in Bad Tölz Dr. Martin Schlott luden gemeinsam unter dem Motto “Glück ist immer fotogen!” zum ersten Live-Event ein.Lasst uns gemeinsam auf einen gelungenen Start zurück blicken … ...
ticketareo Pionier-Programm
Nutze eine einmalige Chance! Gestalte die Zukunft unserer Plattform gemeinsam mit uns ganz nach deinen Wünschen und Bedürfnissen. Damit stellst du sicher, dass ticketareo nicht nur irgendein, sondern DEIN Tool für individuelles Webseiten- und Ticketmanagement wird!Wie das geht? Ganz einfach: werde jetzt Teil unseres einzigartigen ticketareo Pionier-Programms! Warum starten wir ein Pionier-Programm?In der Softwareentwicklung haben wir gelernt, dass man sich im Entwicklungsprozess, gerade bei größeren Projekten, viel zu oft in Details verliert. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern geht am Ende eventuell auch an den Bedürfnissen der Nutzer vorbei.Und wenn man ehrlich ist, nutzt man meist auch nur die Funktionen einer App oder Plattform, die für einen persönlich wichtig sind und kennt ...
Warum du eine eigene Website für dein Event erstellen solltest
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Digitalisierungstrend in der Eventbranche
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Experiential Marketing
Was ist Experiential Marketing? In einer Zeit, in der es die technologische Entwicklung der letzten Jahre jedem ermöglicht hat, sich über große Distanzen schnell und einfach auszutauschen, sind Trends und Informationen nur einen Klick entfernt. Dies bedeutet auch für Messen und andere Live-Events, dass eine reine Informationsvermittlung nicht mehr ausreicht, um Besucher anzuziehen. Als Veranstalter steht man heute vor der Herausforderung seinen Besuchern ein echtes Erlebnis zu bieten, welches nicht per Livestream übertragbar ist. Interaktive Erlebniswelten sorgen dafür, dass es sich wirklich lohnt, den Weg auf sich zu nehmen und ein Ticket zu kaufen. Der Begriff des Experiential Marketing beschreibt also kreative und interessante Erlebnisse, die dem Besucher lange in positiv...
LinkedIn Events
Nachdem Facebook und Xing schon lange eine Eventfunktion in ihren Plattformen integriert haben, zieht nun auch LinkedIn nach. Gerade im B2B Kontext erscheint dies als überfälliger Schritt, um seine Veranstaltungen auch über dieses Portal zu vermarkten.Aber was kann die neue Funktion von LinkedIn?Zuerst einmal muss man sagen, dass sich das Feature noch im Rollout befindet. Ich selbst musste meinen LinkedIn Account auf Englisch umstellen, um Zugriff auf die Funktion zu haben.Im aktuellen Stadium ist der Funktionsumfang noch sehr eingeschränkt. Neben dem Upload eines Header- und eines Profilbildes lassen sich folgende Daten angeben:Name des Events (max. 75 Zeichen)VeranstaltungsortDetails zum Veranstaltungsort (max. 1024 Zeichen)Start-/Enddatum und UhrzeitZeitzoneEventbeschreibung b...