Besonders in diesem Jahr blicken wir auf viele Veranstaltungen zurück, die erfolgreich in den digitalen Raum verlagert und als Online Event durchgeführt wurden. Die Planung und Umsetzung einer virtuellen Veranstaltung ist zwar kein Hexenwerk, dennoch gibt es einige häufige Fehler, die – sofern man sich darüber bewusst ist – ganz einfach vermieden werden können und dir somit zum Erfolg deiner Veranstaltung verhelfen.
Wir stellen dir in diesem Artikel die 11 bekanntesten Fehler bei der Umsetzung von Online Events vor und zeigen dir, wie du sie umgehen kannst.
Online Events sind nicht einfach Events, die online durchgeführt werden. Eine Veranstaltung, die bislang vor Ort umgesetzt wurde, lässt sich nicht 1:1 in den digitalen Raum verlegen. Das zu versuchen ist einer der größten Fehler, der bei der Umsetzung von Online Events gemacht werden kann. Virtuelle Events funktionieren anders, als analoge Events. Von der Art und Weise, wie du deine Referenten und Speaker schulen musst, der Technik und Übertragung, über die Dauer und Inhalte des Events, bis hin zu den Networking-Möglichkeiten ist eigentlich alles anders, als bei Events, die vor Ort stattfinden. Du musst also im Grunde komplett umdenken und ein Konzept entwerfen, das sich genau auf die Umsetzung virtueller Veranstaltungen bezieht.
Unabhängig davon, wie begeistert du selbst von deinem Thema bist und wie viele Stunden du darüber reden könntest, musst du dir bewusst machen, dass deine Online Teilnehmer nur eine geringe Aufmerksamkeitsspanne haben. Die Interaktion und Konzentration über den Computer kostet uns mehr Energie, als die Teilnahme vor Ort. Vielleicht hast du in diesem Zusammenhang auch schon einmal von dem Ausdruck “Zoom-Müdigkeit”gehört, der aktuell die Runde macht? Die Häufigkeit, mit welcher wir in Zeiten der Digitalisierung an Online- und Videokonferenzen teilnehmen, führt bei vielen Menschen zu Müdigkeit und Erschöpfung. Einer der wichtigsten Gründe dafür ist, dass wir während der virtuellen Sessions kaum die Möglichkeit haben, eine mentale Pause einzulegen – die Teilnehmer sind praktisch dauerhaft “on-line”. Stetig wechselnde Ton- und Bildqualität erfordern besonders viel Aufmerksamkeit, die Latenz der Übertragung stört den Gesprächsfluss, Hintergrundgeräusche lenken ab, usw. All das führt schnell zu Ermüdung und verringert die Aufmerksamkeitsspanne. Entsprechend solltest du dir bei der Planung deines Events ganz genau überlegen, wie du die Inhalte so vermitteln kannst, dass sie bei deinen Zuschauern auch ankommen. Nach maximal 45 bis 60 Minuten mit viel Input solltest du unbedingt eine entsprechende Pause einrichten – oder das Event auf mehrere Termine aufteilen.
Auch das Set Up mit Bild und Ton darf in deiner Planung nicht zu kurz kommen. Achte auf geeignete Lichtverhältnisse: Die Speaker sollten nicht vor oder seitlich einer Lichtquelle platziert werden. Ebenso wichtig ist die Tonübertragung … Je nach Größe deines Online Events gibt es hierfür verschiedene Möglichkeiten. Wenn du dir bei der technischen Umsetzung deiner Veranstaltung unsicher bist, ist es ratsam, die Hilfe von Experten in Anspruch zu nehmen – insbesondere bei großen digitalen Veranstaltungen. Außerdem haben wir hier eine übersichtliche Checkliste für dich zusammengestellt, die alle wichtigen Punkte zusammenfasst.
Sofern du das Online Event nicht mit der professionellen Unterstützung eines Streaming-Dienstleisters durchführst oder deine Speaker nicht vor Ort sind, ist es notwendig, dass du dich bestmöglich mit dem technischen Set Up vertraut machst. Nichts ist ärgerlicher, als beim Start deiner digitalen Veranstaltung zu bemerken, dass Ton oder Bild nicht funktionieren, oder deine Internetverbindung instabil ist. Das sind Missgeschicke, die sich mit entsprechender Vorbereitung ganz einfach vermeiden lassen – und daher für die Zuschauer oft auch unverzeihlich sind. Der Punkt ist: über die Basics schaffst du dir ein sicheres Fundament für den Erfolg deiner virtuellen Veranstaltung … und dieses verdient deine volle Aufmerksamkeit!
Bedenke, dass es immer auch Teilnehmer geben wird, die an deiner Veranstaltung mit ihrem Smartphone teilnehmen. Wenn du also keine Lösung für die mobile Eventteilnahme anbietest, macht das natürlich keinen guten Eindruck. Der Bildschirm wird vielleicht nicht richtig angezeigt, ist zu klein und an manchen Stellen abgeschnitten, der Login funktioniert nicht, usw. Damit du den Teil deiner Gäste, die über ihr Smartphone an der Veranstaltung teilnehmen möchten, nicht bereits von Anfang an vergraulst, empfehlen wir dir, die Übertragung deines digitalen Events unbedingt auch für die mobile Teilnahme zu optimieren und zu testen.
Ein weiterer häufiger Fehler ist, nicht die geeignete Zielgruppe für die Art des Online Events anzusprechen – oder diese Fall gar nicht erst zu definieren. Der digitale Raum bietet grenzenlos viele Möglichkeiten … und theoretisch auch grenzenlos viele Teilnehmer. Mehr Teilnehmer ist aber nicht immer gleich besser, sondern kann auch negative Auswirkungen haben. Du solltest du Teilnehmerzahl, je nach Eventformat, begrenzen. Bei einer Veranstaltung, die viel Input liefert und nicht vordergründig auf einen gegenseitigen Austausch abzielt, ist Raum für eine hohe Teilnehmerzahl. Bei einem Networking Event hingegen sollte der Teilnehmerkreis eher exklusiv gehalten werden, um den Austausch untereinander zu fördern und eine Grundlage für gemeinsame Gespräche zu bieten. Die optimale Teilnehmerzahl und Interessengruppe lässt sich daher bereits im Zuge der Zielsetzung für das jeweilige Event festlegen:
Wenn du über den Vortrag hinaus auch die Interaktion und das Networking untereinander fördern möchtest, mach dir Gedanken über deine Interessengruppe. Für wen könnten welche Kontakte relevant sein? Macht es ggf. Sinn, die Teilnehmer auf bestimmte Interessengruppen zu beschränken, um einen harmonischen Austausch zu ermöglichen? Falls ja, so könnte diese Begrenzung bereits bei der Vorabregistrierung auf der Event Webseite geschehen.
Das, was den Besuch einer Veranstaltung – neben dem eigentlichen Inhalt – so interessant macht, ist für die meisten die Möglichkeit, sich neu zu vernetzen, Beziehungen zu stärken und sich auszutauschen. Dieses Bedürfnis besteht weiter fort, unabhängig davon, ob die Veranstaltung online oder vor Ort angeboten wird. Networking geht auch online. Dem Bedürfnis nach gegenseitigem Austausch unter den Teilnehmern nicht gerecht zu werden, ist keine gute Idee. Selbst, wenn das Event nicht vordergründig auf das Networking ausgelegt sein soll, so ist es trotzdem empfehlenswert, den Gästen die Möglichkeit zu geben, sich in den Pausen, vor oder nach dem Event auszutauschen
Achte also darauf, geeignete Networking-Möglichkeiten anzubieten: Das können beispielsweise Chat-Rooms sein, Facebook Gruppen oder digitale Arbeitsräume. Außerdem empfiehlt es sich, Events regelmäßig anzubieten … Das stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und hilft, eine Community sowie gute Kundenbeziehungen aufzubauen.
Du magst die Teilnehmer deines Online Events vielleicht nicht sehen, aber trotzdem sind sie da. Egal, ob die Eventteilnehmer mit dem Laptop auf der Couch sitzen, oder auf dem Schreibtischstuhl im Arbeitszimmer – Jeder deiner Zuschauer hat sich die Zeit genommen, deine Veranstaltung digital zu besuchen. Dieses Commitment deiner Teilnehmer sollte also entsprechend gewürdigt werden. Genauso, wie du dich bei einer Veranstaltung vor Ort für das Erscheinen der Gäste bedanken würdest.
Begrüße deine Zuschauer, stelle dich vor und bedanke dich für das Erscheinen. Gib ihnen außerdem eine kurze Einweisung in den Ablauf der Veranstaltung: Erinnere sie wenn nötig daran, das Mikrofon und die Webcam auszustellen und den Chat für Zwischenfragen oder Feedback zu nutzen. Geh auch auf den zeitlichen Ablauf, die Inhalte sowie die Ziele deiner Veranstaltung ein. Mit anderen Worten: hol deine Teilnehmer von Anfang an ab, um ihnen das Gefühl zu geben, wahrgenommen zu werden!
Mindestens genauso wichtig wie die Begrüßung und Einweisung deiner Gäste ist die Interaktion während des Events. Einen Monolog vor der Kamera zu halten ist ungefähr genauso langweilig und abschreckend, wie die Lehrer-Monologe in der Schule. Und darüber hinaus bleibt von dem Gesagten verhältnismäßig wenig hängen. Halte deine Gäste nicht nur bei Laune, sondern sicher dir die ungeteilte Aufmerksamkeit! Und das klappt nunmal nicht, wenn du lange Monologe vor der Kamera hältst. Beziehe deine Teilnehmer mit ein, nutze das Chat-Modul, lass sie abstimmen und ermutige sie, Fragen zu stellen. Mehr dazu in unserem Artikel “Aufmerksamkeit bei Online Events hochhalten”.
Unabhängig vom Eventformat, ob online oder offline, verdienen deine Partner und Sponsoren einen geeigneten Platz in deiner Veranstaltung, um von deinen Gästen wahrgenommen werden zu können. Ein digitales Event kann ganz neue Möglichkeiten bieten, die Sponsoren und Partner mit einzubinden und sinnvoll im Rahmen deiner Veranstaltung zu platzieren. Neben der Integration auf der Webseite können beispielsweise eigene digitale Räume für Aussteller eingerichtet werden. Auch einzelne Sessions können gesponsert werden – und Videos bieten immer auch die Möglichkeit, Trailer oder Übergänge mit Sponsorenlogos einzublenden. Darüber hinaus lässt sich die virtuelle Bühne bei ticketareo beispielsweise so gestalten, dass du auch hier Partner und Sponsoren unterbringen und mit Namen und Logo erwähnen kannst. Eventuell bietet es sich an, in Kooperation mit deinen Partnern Goodie-Bags zu verschicken oder Rabattaktionen anzubieten. Auch im Laufe deiner Veranstaltung, zum Beispiel bei der Begrüßung oder der Verabschiedung, kannst du dich bei den wichtigsten Sponsoren bedanken und ihnen so einen angemessenen Platz einräumen.
Wir haben bereits an anderer Stelle darüber gesprochen, jedoch möchten wir es auch hier noch einmal aufführen – einfach, weil es so wichtig ist: Nach dem Event ist vor dem Event! Durch dein Event hast du ein gewisses Momentum aufgebaut, das du unbedingt nutzen solltest, um dich auf das nächste Event vorzubereiten und deine Gäste über den nächsten Veranstaltungstermin zu informieren. Das Erlebte ist bei deinen Teilnehmern kurz nach dem Event noch besonders präsent, die Begeisterung frisch und die Bereitschaft, an der nächsten Veranstaltung teilzunehmen, am höchsten. Das Momentum ist also nicht nur auf Seiten des Eventplaners und Veranstalters besonders kraftvoll, sondern auch auf Seiten der Gäste. Mach es dir zu Nutzen!
Nicht zu machen? Ja, richtig, einer der größten Fehler bei der Umsetzung von Online Events ist es, nicht zu machen. Eventplaner und Veranstalter neigen zum Perfektionismus. Wer noch nie zuvor eine digitale Veranstaltung geplant und umgesetzt hat, ist zunächst vielleicht überfordert. So vieles, das anders abläuft, als bei Veranstaltungen vor Ort. So vieles, auf das geachtet werden muss. So viel neues. Und so viel, das schief laufen kann?
Wir möchten gar nicht leugnen, dass die Übertragung eines Events in den digitalen Raum einige Herausforderungen mit sich bringt, doch am besten und schnellsten lernt immer noch der, der einfach macht. Konzentriere dich nicht auf das, was nicht klappen könnte, sondern darauf, was du in der Hand hast und beeinflussen kannst. Wenn du dich gut vorbereitet hast, steht einem erfolgreichen Online Event nichts im Wege. Und jedes durchgeführte Event ist eine Chance, etwas Neues zu lernen und sich zu verbessern. Hole dir im Anschluss an deine Veranstaltung Feedback von deinen Gästen ein. Werte dein Event aus – bei ticketareo gibt es hierfür ein aussagekräftiges Analytics Dashboard. Formuliere Learnings.
Aber am wichtigsten: verstricke dich nicht in deinem eigenen Perfektionismus, sondern beginne mit der Umsetzung!
