Zu den größten Herausforderungen bei Online Events zählt nicht das technische Set-Up, die Suche nach dem passenden Content oder den richtigen Tools, sondern die Aufmerksamkeitsspanne deiner Teilnehmer! War dir das bewusst? Gerade bei virtuellen Events besteht das Risiko, dass sich die Besucher aufgrund zahlreicher Faktoren ablenken lassen könnten: ein klingelndes Handy, die verlockenden Sonnenstrahlen auf dem Büro, ein knurrender Magen, der Haushalt, … Die Liste lässt sich vermutlich endlos weiterführen. Deshalb ist es umso wichtiger, sich bei der Planung deines Online Events auch über das Entertainment Gedanken zu machen. Denn nur so schaffst du es, deine Teilnehmer bis zum Ende deiner Veranstaltung zu fesseln. Mit welchen Tipps und Tricks dir das gelingt, erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Der persönliche Kontakt und Austausch eines Offline Events lässt sich nur schwer eins zu eins in den digitalen Raum übertragen. Daher ist es umso wichtiger, deine Teilnehmer möglichst von Anfang an miteinzubeziehen und persönlich anzusprechen. Eine einfache Möglichkeit, dies umzusetzen, ist die Frage danach, ob die Besucher dich gut sehen und verstehen können. Wichtig ist auch, die Anwesenheit der Teilnehmer wertzuschätzen und anzuerkennen. Nimm dir also ein paar Minuten Zeit, alle Anwesenden herzlich zu begrüßen und dich dafür zu bedanken, dass sie an deiner Veranstaltung teilnehmen. Da die Atmosphäre bei Online Events häufig bereits etwas intimer und entspannter ist – der Tatsache geschuldet, dass die Gäste oft von zu Hause teilnehmen, in ihrer gewohnten Umgebung und vielleicht sogar im gemütlichen Home-Sweater – kannst du dich bei der Begrüßung ruhig auch etwas mehr aus dem Fenster lehnen. Zum Beispiel mit Fragen wie: “Ganz ehrlich – wer von euch sitzt gerade im Schlafanzug oder Unterwäsche vor dem Laptop?” So, oder so ähnlich. Damit ist dir nicht nur der erste Lacher gewiss, sondern auch die volle Aufmerksamkeit deiner Zuhörer!
Auch, wenn du die Besucher nicht tatsächlich sehen kannst, ist es wichtig, ihnen das Gefühl zu geben, dass du sie “siehst”. Geh daher auch kurz auf einige der Antworten ein und gib vielleicht ein kurzes Feedback zu dem Geschriebenen.
Auch das ist eine gute Möglichkeit, deine Teilnehmer weiterhin miteinzubeziehen. Sie fördert den Austausch untereinander und gibt deiner Veranstaltung einen “sozialen Touch”. Bereite hierfür eine kleine Umfrage vor und bemühe dich, dich in die Lage deiner Besucher hineinzuversetzen. Was würde diese untereinander interessieren? Welche Umfrageergebnisse lassen sich auch im Nachhinein noch gut auf Social Media oder in deinem Newsletter teilen? Wenn möglich, empfehlen wir dir, die Ergebnisse des Votings auch grafisch aufzubereiten, beispielsweise in Form eines Diagramms. So hast du auch die visuelle Komponente ideal abgedeckt – und je mehr verschiedene Sinneseindrücke deine Teilnehmer verarbeiten müssen, desto höher deren Aufmerksamkeit. Außerdem steigert du dadurch das Erinnerungsvermögen aller Beteiligten deutlich.
Wir empfehlen dir, deine Teilnehmer, nach Möglichkeit, mitmachen zu lassen! Biete ihnen etwas an, an dem sie sich aktiv beteiligen können. Dabei sind deiner Kreativität im Grunde keine Grenzen gesetzt. Du könntest deine Eventbesucher beispielsweise dazu aufrufen, sich zu einer bestimmten Fragestellung Notizen zu machen, um im Anschluss gemeinsam über eine Auswahl der gesammelten Gedanken zu diskutieren. Dies eignet sich besonders gut für kleinere Veranstaltungen. Oder wie wäre es mit einer gemeinsamen Fotoaktion? Bitte deine Teilnehmer, eine Momentaufnahme ihres aktuellen Settings im Zuge der Online Veranstaltung zu machen und dieses Foto im Anschluss unter Verwendung eines bestimmten Hashtags auf Social Media zu teilen. Als weiteren Anreiz könntest du hieran auch ein Gewinnspiel knüpfen und unter allen Teilnehmenden einen spannenden Gewinn verlosen.
Eine weitere tolle Idee, die Konzentration und das Interesse deiner Besucher hochzuhalten, ist, vorab reale Geschenke und Goodies zu versenden, mit denen deine Gäste während des Events interagieren können. Und abgesehen davon, dass du damit eine zusätzliche Möglichkeit der Interaktion schaffst, freut sich wirklich jeder über ein kleines, aber gut durchdachtes Goodie. So könntest du pro Gast eine kleine Tasche oder eine schöne Präsentbox vorbereiten, die beispielsweise praktische Inhalte wie Notizblock, Stift, Traubenzucker, etc. enthält – Im besten Fall natürlich in deinem Corporate Design.
Noch spannender ist, Geschenke zu versenden, die dann fester Bestandteil deines Events sind. Stell dir ein Online-Yoga-Event vor, zu welchem vorab passendes Zubehör, wie Yogamatte, Tee, Meditationskissen oder Ähnliches versendet werden. Daraus kann dann während der Veranstaltung ein gemeinsames Erlebnis geschaffen werden: Öffne die Geschenkboxen zusammen mit deinen Zuschauern und bitte sie, das Zubehör direkt für dein Yoga-Event zu nutzen. Dadurch bleibt deinen Besuchern nicht nur das Event positiv und langfristig in Erinnerung, sondern auch deine Brand!
Im Gegensatz zu analogen Events, bei denen sich die Besucher in den Pausen untereinander connecten können, Raum für spannende Konversationen entsteht, das Catering genossen werden kann oder ein kleiner Rundgang durch das Veranstaltungsgelände möglich ist, passiert zwischen den Programmpunkten eines Online Events erstmal … nichts. Wenn du diese Pausen also nicht mit entsprechender Unterhaltung füllst, riskierst du, deine Zuschauer in dieser Zeit zu verlieren. Und die Wahrscheinlichkeit, dass ein Teilnehmer, der deine digitale Veranstaltung verlässt, etwas später wieder einschaltet, ist sehr gering. Wichtig ist demnach, dir bereits bei der Planung deines Events unterhaltsame Pausenfüller als Entertainment zu überlegen. Hierfür eignen sich beispielsweise eine kleine Yoga-Einheit, eine entspannende Meditation, ein Poetry-Slam, der Auftritt eines Comedians oder Musikers und vieles mehr. Wofür auch immer du dich entscheidest – lass keine Pausen ohne unterhaltsamen Content entstehen.
Der persönliche Kontakt, das Networking und die Atmosphäre sind für viele Gäste der Hauptgrund, eine Veranstaltung zu besuchen. Dies gilt insbesondere für Events im B2B-Bereich. Dass sich dieser Faktor nicht eins zu eins auf Online Veranstaltungen übertragen lässt, liegt in der Natur der Sache. Trotzdem – oder gerade deswegen – ist es umso wichtiger, den Besuchern die Möglichkeit zu bieten, sich untereinander zu vernetzen und auszutauschen. Dafür musst du bei deiner digitalen Veranstaltung etwas nachhelfen. Hierfür gibt es entsprechende Matchmaking-Tools, die im Vorhinein die Interessen deiner Besucher abfragen und so herausfinden, welche Teilnehmer auf Grundlage dieser Interessenabfrage gut zusammenpassen würden. Spannend wird es dann, wenn du das Matching und Networking dem Zufall überlässt – auch hierfür gibt es entsprechende Tools, die sich darauf spezialisiert haben, zufällig ausgewählte Zuschauer miteinander zu connecten.
Alternativ bieten sich für den späteren Austausch auch Facebook- und LinkedIn-Gruppen oder die Social Media Veranstaltungsseiten an. Ruf deine Teilnehmer am Ende der Veranstaltung dazu auf, sich zu angesprochenen Themen über das eigentliche Event hinaus in den entsprechenden Gruppen oder auf der Event-Seite auszutauschen, oder dort offene Fragen zu stellen. So entsteht in vielen Fällen eine gewisse Eigendynamik und das Networking untereinander gelingt ganz natürlich.
Auch, wenn es viele Möglichkeiten gibt, den Fokus deiner Gäste möglichst lange auf das Event zu richten, solltest du stets darauf achten, deren Aufmerksamkeitsspanne nicht überzustrapazieren. Mach dir vorher noch einmal bewusst, aus welchem Grund die Teilnehmer dein Event besuchen und was deine eigentliche Intention ist. Welche Kerngedanken möchtest du transportieren und was sollen deine Besucher in Erinnerung behalten? Priorisiere die Themen entsprechend, kürze Überflüssiges aus deiner Agenda und beschränke dich insgesamt auf das Wesentliche. Wir empfehlen: Keynotes sollten möglichst nicht länger als 30 Minuten sein, während das gesamte Online Event maximal drei Stunden dauern sollte.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, deine Gäste zu unterhalten, zum mitmachen anzuregen und untereinander zu connecten. Achte bei der Zusammenstellung deiner Themen und Agendapunkte darauf, dich jederzeit in die Lage deiner Eventteilnehmer zu versetzen. Mach dir bewusst, dass am anderen Ende deiner Online Veranstaltung mehrere Personen vor ihren Laptop sitzen, deren Anwesenheit wertgeschätzt und wahrgenommen werden sollte. Auch, wenn du deine Gäste vielleicht nicht siehst, so hast du ein ganzes Publikum “vor dir sitzen”, welches dir seine Zeit und Aufmerksamkeit schenkt. Mit etwas Empathie und Verständnis wird es dir leichter fallen, die Inhalte für deine Veranstaltung so zu planen und zu organisieren, dass deine Gäste voller Begeisterung dein Event verlassen. Wir wünschen dir viel Erfolg dabei!
