Innovative Technologien sind bereits seit Langem Teil der Eventbranche und aus dieser auch nicht mehr wegzudenken. So sind mittlerweile zahlreiche Tools, die für die Planung, Organisation und Durchführung von Events verwendet werden, digital verfügbar: von digitalen Teilnehmer-Management-Systemen über digitales Ticketing bis hin zu Livestreams und Webinaren. Bislang wurden diese Tools zwar vermehrt als begleitende und unterstützende Komponente für analoge Events eingesetzt, jedoch bietet die aktuelle Situation rund um die Corona-Pandemie die Chance, die Infrastruktur für digitale Online-Events zu optimieren und damit alternative, zukunftsweisende Formate zu bilden.
Auch wir greifen die aktuellen Entwicklungen in der Veranstaltungswirtschaft auf und haben intuitive Module entwickelt, die dir helfen, deine Eventformate erfolgreich in die digitale Welt zu übertragen. Events werden digitaler – deine Tools auch?
Bevor wir uns der Frage widmen, wie du erfolgreiche Online-Events umsetzt und ob sich deine Veranstaltung für eine Übertragung in den digitalen Raum überhaupt eignet, interessiert uns folgendes:
Welche Vorteile bietet der Digitalisierungstrend eigentlich ganz allgemein – für Eventplaner, Veranstalter und Teilnehmer?
Zunächst einmal: webbasierte Informations-, Registrierungs- und Buchungstools sparen wertvolle Zeit, in der du dich voll und ganz auf deine Veranstaltungsinhalte konzentrieren kannst, weil alles andere automatisiert und zuverlässig im Hintergrund läuft. Aus diesem Grund sind ein automatisierter Registrierungsprozess sowie ein optimiertes Teilnehmer-Management-System wichtige Elemente deiner professionellen Veranstaltungsplanung. Sie erleichtern den Prozess und schaffen Raum und Zeit für die wesentlichen Dinge deines Events!
Aber auch in Bezug auf die Rechnungsstellung, den Ticketversand und die Auswertung deiner Veranstaltung findest du Unterstützung. Kurzum: dir wird bereits von Anfang an – bei der Erstellung deiner Event-Webseite – einiges an Aufwand abgenommen, wenn alle notwendigen Prozessschritte über eine umfangreiche, digitale Eventmanagement Software sinnvoll und lückenlos miteinander vernetzt sind.
Neben dem zentralen Element eines Online-Events – einem stabilen Livestream – gibt es einige Möglichkeiten, dein Eventerlebnis durch technologische Features für alle Beteiligten zusätzlich aufzuwerten. So erlauben interaktive Tools, wie zum Beispiel ein Q&A-Modul, einen direkten Austausch mit dem Moderator oder Referenten. Die Eventteilnehmer haben so ebenfalls die Möglichkeit, sich untereinander zu vernetzen und können ihr Feedback zur Veranstaltung unmittelbar während dem Livestream hinterlassen. Das wiederum schafft hilfreiche Learnings und Erkenntnisse über deine Zielgruppe! Interne Statistiken zeigen zudem auf, wann und wie Besucher mit der Veranstaltung interagieren und welche Inhalte die höchste Aufmerksamkeit erhalten. Darüber hinaus dienen dir personenbezogene Daten, die beispielsweise bei der digitalen Eventregistrierung abgefragt werden, als aussagekräftige und zuverlässige Grundlage, auf derer du deine Events analysieren und optimieren kannst.
Zu guter Letzt bleibt der offensichtlichste Aspekt: digitale Tools und digitale Veranstaltungen können Kosten für alle Beteiligten sparen, egal, ob Organisator, Aussteller oder Besucher. Viel Zeit und Geld wird in die Vorbereitung und Präsenz einer Offline-Veranstaltung investiert, wohingegen die virtuelle Teilnahme einfach, bequem, flexibel und kostengünstig ist.
Die Anforderungen an deinen Event-Standort andern sich ebenfalls, denn bereits mit minimalster technischer Ausstattung und einem stimmungsvollen Raum, der zu deiner Brand passt, bist du für dein Online-Event perfekt gerüstet.
Nicht alle Veranstaltungsformate lassen sich als digitales Online-Event durchführen, doch vor allem Events, die unterhalten, informieren und einen gemeinsamen Austausch in den Vordergrund stellen, sind hier im Vorteil. So können Veranstaltungen wie Schulungen, Workshops, Vorträge, Beratungsgespräche und Panel Talks relativ leicht in den digitalen Raum verlegt werden. Ja, selbst Yoga- und Fitnesskurse sowie kleinere Konzerte eignen sich! Mit etwas Kreativität findest du unzählige Möglichkeiten, deinen Content online, also digital, zu verbreiten und zu monetarisieren.
Hast du dich für ein Online-Event entschieden, gibt es in punkto Organisation noch ein paar Dinge zu beachten:
Für Besucher ist die Teilnahme an Events von zu Hause ein anderes Erlebnis, als der Besuch von Offline-Events. Wir empfehlen dir daher, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Aufmerksamkeit deiner Zuschauer nicht allzu sehr auf die Probe zu stellen! Überlege dir, warum die Besucher an deinem Event teilnehmen, priorisiere die Inhalte und kürze Überflüssiges. Keynotes sollten dabei nicht länger als 30 Minuten sein, während das gesamte Live-Event maximal drei Stunden dauern sollte.
Auch bei virtuellen Events sollte das richtige Branding und die Einhaltung deiner Corporate Identity nicht vernachlässigt werden. Bei ticketareo hast du zum Beispiel die Möglichkeit, sowohl deine Event-Webseite als auch die Bühne für dein Livestream zu individualisieren und an deine Brand anzupassen. Eine klare Linie und Konsistenz beim Erscheinungsbild deines Events sind für den Auftritt deiner Marke das A und O.
Wir alle schätzen den persönlichen Kontakt und die Atmosphäre einer Offline-Veranstaltung – sie sind einzigartig, ganz klar. Aber die vielfältigen Möglichkeiten und Chancen digitaler Technologien im Veranstaltungsbereich sind keinesfalls zu unterschätzen!
Die Verlagerung von Events in den digitalen Raum wird für spannende Innovationen in der gesamten Veranstaltungswirtschaft sorgen. Wir gehen davon aus, dass wir in Zukunft mit einer noch stärkeren Verschmelzung von analogen und digitalen Events rechnen können.
