„You never get a second chance to make a first impression“. Egal, ob Marketing, Recruiting oder Sales - dieses Credo ist vielen von uns bereits in Fleisch und Blut übergangen. Auch und insbesondere im Eventbereich gilt diese Regel. Der erste Eindruck eines Events wird bereits beim Empfang und beim Einlass gebildet. Umso wichtiger ist es, hier professionell aufzutreten und Prozesse so reibungslos wie möglich zu gestalten. Eine Möglichkeit, um dies zu gewährleisten, ist die Nutzung von Badges nach der Akkreditierung. Sie ermöglichen nicht nur einen besseren Überblick beim Einlassmanagement, sondern unterstützen vor allem eins: den positiven ersten Eindruck.
In unserem Beitrag möchten wir dir die Chancen aufzeigen, die Badges für deinen Markenauftritt und die Eventorganisation bieten. Lerne verschiedene Varianten kennen und nutze unsere praktische Schritt-für-Schritt-Checkliste für dein nächstes Event.
Flexibilität oder maximale Vorbereitung? Ob man Badges für ein Event am besten vorbereitet oder direkt live vor Ort druckt, hat unterschiedliche Vor- und Nachteile.
Eine wichtige Funktion vorab vielleicht schon mal für dich erklärt: Mit unserem Ticketscanner kannst du nicht nur Badges drucken sondern auch im Vorfeld gestalten. Mehr Infos zu dieser Funktion findest du in diesem Artikel. Ob du die Badges dann direkt an der Veranstaltung druckst oder vorher, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise die Größe deiner Veranstaltung.
Das Vorbereiten der Badges bietet vor allem bei kleineren Veranstaltungen Vorteile. So kann diese Methode Zeit vor Ort einsparen, da die Badges bereits fertig sind und nicht mehr erstellt werden müssen. Die Badges können kosteneffizient mit einem normalen Office-Drucker ausgedruckt werden. Darüber hinaus werden mögliche technische Probleme, die beim Drucken vor Ort auftreten könnten, vermieden.
Tipp Nr. 1: Wenn du dich dafür entscheidest, alle Badges schon vor Veranstaltungsbeginn vorzubereiten, solltest du dennoch einen Drucker beim Einlass bereithalten. Egal, ob ein kleines Namenschild oder der gefalteter Badge auf DIN A4-Papier: Du solltest jederzeit die Möglichkeit haben, Badges erneut zu drucken. So kannst du beispielsweise Namen noch korrigieren.
Wenn man die Badges erst vor Ort druckt, muss nur die benötigte Anzahl an Badges gedruckt werden. Dadurch wird eine effiziente Ressourcennutzung gewährleistet und es entsteht kein unnötiger Abfall durch No-Shows. Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität, individuell auf spezielle Anforderungen reagieren zu können. Wenn sich beispielsweise kurzfristig Änderungen in der Teilnehmerliste ergeben, können die Badges direkt angepasst und gedruckt werden, ohne auf bereits vorbereitete Badges beschränkt zu sein. Die Badges müssen auch nicht im Vorfeld sortiert und bei Ankunft der Personen herausgesucht werden, da sie beim Check-In individuell ausgedruckt und übergeben werden.
Tipp Nr. 2: Zur Vorbereitung der Badges, empfehlen wir dir die Nutzung unserer Seriendruck-Funktion. Dadurch kannst du dir eine Menge Arbeit und Mühe ersparen, da du die Etiketten in verschiedenen Layouts (Bis zu 24 Etiketten pro DIN A4 Seite) ausdrucken lassen kannst. Sollte der Druck hingegen erst vor Ort erfolgen, bietet die Plattform die Möglichkeit, letzte Korrekturen direkt am Handy während des Check-Ins vorzunehmen. Dies ist besonders hilfreich, falls beispielsweise der Name falsch geschrieben wurde und eine Anpassung erforderlich ist.
Egal, wie du dich entscheidest – ob vorbereiten oder Live-Druck vor Ort – verpasse nicht die Gelegenheit, den maximalen Mehrwert aus deinen Badges herauszuholen. Badges können so viel mehr als „Infokarten“ sein. Nutze sie als Visitenkarte deiner Veranstaltung. Wir empfehlen daher, vorab einen Badge zu designen und diesen hochwertig zu drucken bzw. von einer Druckerei anfertigen zu lassen. Den Badge kannst du beispielsweise durch CI-Farben, Logos, Sponsoren, Hallenpläne, WLAN-Zugang und anderen relevanten Infos individuell und ansprechend gestalten. Somit hast du eine unveränderliche, gut vorzubereitende und Eindruck machende Basis.
Auf diesem Badge platzierst du für deine Teilnehmer dann ganz einfach individuell gedruckte Label (ein Aufkleber) mit den jeweiligen Informationen deines Besuchers (Name, Firma, QR-Codes zur Vereinfachung des Networking-Prozesses, etc.). Diese kannst du mit dem ticketareo Ticketscanner direkt aus dem System drucken – und das entweder vorab oder individuell vor Ort.
So kann das beispielsweise aussehen:
Du hast also zwei Komponenten: Der vorab gestaltete Badge als feststehende, zusätzliche Werbefläche deiner Veranstaltung und das individuelle Teilnehmerlabel zum Aufkleben, dass du ebenfalls vorbereiten oder vor Ort drucken kannst. Somit bewahrst du dir maximale Flexibilität und ermöglichst einen individuell gestalteten ersten Eindruck.
Wenn du die für dich passende Variante der Vorbereitung gewählt hast, folgt die Umsetzung. Wir möchten dir gerne Schritt für Schritt die wichtigsten To Do’s zur Erstellung, Gestaltung und Nutzung deiner Badges und Label an die Hand geben.
Da der Badge mehrere Funktionen hat, sollte im Vorfeld überlegt welchen, welche Daten platziert werden sollen. Generell sollten alle teilnehmerrelevanten Informationen enthalten sein. Dazu gehören in erster Linie der Name des Besuchers und das Unternehmen oder seine Organisation. Wichtig ist, dass der Name des Besuchers auf dem Badge groß genug ist, um über eine größere Entfernung gut lesbar zu sein. Wir empfehlen dir eine Schriftgröße von mindestens 18 pt.
Zusätzliche Angaben wie die Position oder die Art des Tickets können aus Networking- oder Sales-Sicht und je nach Art des Events ebenfalls nützlich sein. Dies kannst du digital erweitern, indem du QR-Codes auf dem Badge platzierst. Plane dafür auf dem Badge einen Bereich von min. 2cm x 2cm mit weißem Hintergrund ein. Neben den persönlichen, individuellen Informationen sollten auch der Veranstaltungstitel und das Datum seinen Platz finden. Ergänzend dazu kannst du die Agenda, sowie Lagepläne oder auch den Zugang zum Gäste-WLAN auf dem Badge platzieren. Damit wird der Besucher direkt abgeholt und hat diese Informationen immer griffbereit.
Tipp Nr. 3: Dies wäre übrigens ein perfekter Use Case für einen vorgedruckten Badge. Dieser bietet zudem die Möglichkeit das Corporate Design des Events zu nutzen, indem die Farben, das Logo und andere visuelle Elemente aufgegriffen werden. Damit schaffst du eine einheitliche Markenpräsenz rund um deine Veranstaltung.
Denkt außerdem bereits bei diesem Schritt an das Thema Nachhaltigkeit: Sollen die Badges aus Papier sein oder wollt ihr Plastikhalter verwenden? Für beide Varianten gibt es nachhaltige Alternativen. Mehr dazu in Schritt 3.
Bei der Auswahl der Badge-Größe ist es wichtig, zwei Aspekte zu berücksichtigen: Der Badge sollte einerseits bequem zu tragen sein und andererseits genügend Platz bieten, um alle wichtigen Informationen unterzubringen. Ein zu kleiner Badge mit begrenztem Raum für Informationen oder ein zu großer Badge mit übermäßig viel Leerfläche, sind beides keine idealen Lösungen. Du wirst schnell herausfinden, was du auf den Badge drucken möchtest und wie viel Platz du im Umkehrschluss dafür benötigst. Wir empfehlen dir die Chancen (in Schritt 1 beschrieben), die ein größerer Badge bietet, nicht zu verpassen. Arbeite eher mit einem größeren Badge, um den Besucher damit umfassend zu informieren oder auch Sponsoren mehr Werbefläche bieten zu können. Wir haben gute Erfahrungen mit einem Format von 105 x 148mm gemacht und einer Lochung an den beiden oberen Ecken.
Der Hintergrund des Badges sollte zum Corporate Design des Events passen und nicht von den wichtigsten Informationen ablenken. Möchtest du verschiedene Ticketarten für Besucher und VIP´s farblich abgrenzen? Dann sollte dies z.B. durch die Verwendung einer anderen Hintergrundfarbe auch aus der Entfernung gut sichtbar sein.
Um deine Badges in hoher Qualität drucken zu lassen, solltest du auf professionelle Druckdienstleister zurückgreifen. Eine gute Papier- und Druckqualität trägt wesentlich zur Gesamtwirkung des Badges bei. Die individuellen Besucherdaten kannst du dann per Aufkleber hinzufügen. Entweder per Office-Drucker vorbereitet auf Avery Zweckform Druckbögen oder als Klebeetikett per Thermo-/Label Drucker vor Ort gedruckt. Professionelle Druckereien bieten eine Vielzahl von Papier- und Veredelungsoptionen an. Wenn du aus Gründen der Nachhaltigkeit auf Plastikhüllen verzichtest, dann achte auf hochwertiges Papier mit einer Grammatur von 300-400g/m². Ein schwereres Papier verleiht dem Badge eine robuste und hochwertige Haptik. Es gibt eine Vielzahl von nachhaltigen Papieroptionen, wie beispielsweise recyceltes Papier oder Papier aus nachhaltig bewirtschafteten Wäldern. Achte dabei auf Zertifizierungen wie FSC (Forest Stewardship Council) oder PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification), um sicherzustellen, dass das Papier aus nachhaltigen Quellen stammt.
Die Badges können zusätzlich durch besondere visuelle Effekte wie Lacke und Hologramme aufgewertet werden. Lacke können beispielsweise ein glänzendes oder mattes Finish erzeugen, während Hologramme ein auffälliges und interessantes Detail bieten können.
Ein Badge ist nur dann nützlich, wenn er bequem und sicher befestigt werden kann. Wähle eine Befestigungsmöglichkeit, die sowohl praktisch als auch komfortabel ist.
Lanyards sind beliebt und einfach in der Anwendung. Sie ermöglichen den Badge sowohl bequem als auch sichtbar zu tragen und gleichzeitig die Hände frei zu haben.
Tipp Nr. 4: Falls ein Lanyard zum Tragen des Badges verwendet wird, kann auch dieses gebrandet oder mit Sponsorenlogos versehen werden.
Wenn du Lanyards verwendest, musst du auch über eine Lochung nachdenken und dies bereits bei der Gestaltung des Badges berücksichtigen. Empfehlenswert ist die Verwendung von Lanyards mit zwei Haken, um zu verhindern, dass sich der Badge ungewollt verdreht.
Mit transparenten Ausweishüllen wird der Badge geschützt und bleibt weiterhin sichtbar. Diese Option eignet sich gut, wenn eine schnelle und unkomplizierte Befestigung gewünscht wird. Grundsätzlich sollte hier ebenfalls nachhaltig gedacht werden. Das kann einerseits durch die Verwendung von recyceltem Plastik geschehen oder durch die Wiederverwendbarkeit der Hüllen. Das klappt beispielsweise durch das Einsammeln der Ausweishüllen nach der Veranstaltung, um diese bei der nächsten Veranstaltung wieder einzusetzen.
Als weitere Möglichkeiten zählen die Befestigung mit Magneten, Klemmen oder Nadeln. Die erste Option mit Magneten ermöglicht eine moderne Art der Befestigung, während Klemmen oder Nadeln traditionelle Methoden darstellen. Letzteres erfordert jedoch bei empfindlichen Stoffen Vorsicht bei der Anbringung.
Ein Badge kann dir dabei helfen, für den richtigen ersten Eindruck zu sorgen, weitere Sponsoringmöglichkeiten zu schaffen, deine Besucher zu informieren und ihnen das Netzwerken zu erleichtern.
Mit unserer Checkliste hast du die wichtigsten Schritte, die du zur Gestaltung und Umsetzung brauchst, auf einen Blick.
Unser Team steht dir darüber hinaus gerne zur Verfügung, um dir zu zeigen, wie du die Funktionen des Ticketscanners und Labelprinters optimal für dein Event nutzen kannst. Dadurch kannst du deinen Markenauftritt, den du bereits mit deiner Event-Webseite und den Newslettern etabliert hast, auch vor Ort konsequent umsetzen.
Kontaktiere uns jetzt, und wir helfen dir gerne bei der Umsetzung mit ticketareo und der Konzeption deines Einlassmanagement sowie Badge Prozesses.
