Mit unserem Wegweiser bis zum Go-Live

Dein ticketareo Starter Guide

Du hast dich bei ticketareo angemeldet und kannst es kaum erwarten, mit deinem ersten Event loszulegen? Trotz der einfachen Bedienung, können die ersten Schritte in einer neuen Software ein echtes Abenteuer sein. Wie praktisch wäre hierbei eine Anleitung, die dir schrittweise alles vom Anlegen des Events bis zum Go-Live erklärt? Stell dir vor, genau das haben wir für dich erstellt!

Mit unserem ticketareo Starter Guide bekommst du eine praktischen Checkliste mit an die Hand, mit der du dich nicht nur schneller auf unserer Plattform zurechtfindest, sondern auch die Eventerstellung in Handumdrehen erledigst. Vielleicht entdeckst du sogar die ein oder andere interessante Zusatzfunktion. In jedem Fall solltest du einen Blick in diesen Artikel werfen.

Schritt 1: Der leichte Einstieg mit dem Event-Wizard

 

Nach deiner erfolgreichen Anmeldung startest du erstmal mit der grundlegenden Konfiguration deiner Stammdaten. Fülle dafür im Event-Wizard folgende Felder aus:

  • Titelbild, Logo
  • Name
  • Primär- und Sekundärfarbe
  • Beschreibung des Events
  • Art des Events samt Ticketing
  • Veranstaltungsbeginn und -ende

Tipp Nr. 1: Für ein optimales Ergebnis solltest du ein Logo im Querformat mit einer Höhe zwischen 140 bis 560 Pixel verwenden. Beim Titelbild empfehlen wir JPG oder PNG Grafiken mit einer Größe von 1920x400 Pixel. Im Website Editor kann die Modulhöhe des Headermoduls individuell eingestellt werden. Sowohl beim Logo als auch beim Titelbild beträgt die maximale Abmessung 3000x3000 Pixel. Der Upload ist auf eine Dateigröße von 8 MB beschränkt.

Nach Absenden des Formulars werden die Daten vom System übernommen und dein Event inklusive Termin, Tickets und Webseite erstellt. Alle Angaben können später in den Reitern "Stammdaten", "Termine" und "Tickets" nochmal überarbeitet und erweitert werden.

 

Schritt 2: Event Termine organisieren

 

Wenn du den Event-Wizard durchlaufen hast, gelangst du erstmal zum „Event-Dashboard“. Dieses zeigt dir alle zentralen Funktionen im Überblick und ermöglicht dir einen schnellen Zugriff auf die verschiedenen Bereiche wie Terminverwaltung, Website, Rechtliches und vieles mehr.

Nachdem du deine Veranstaltung mit Basisdaten im Event-Wizard angereichert hast, kannst du jetzt deine Veranstaltung um weitere Informationen ergänzen. Dafür gehst du im Event-Dashboard in den nächsten Bereich „Termine.“

Hier kannst du folgende Einstellungen vornehmen:

  • Neue Termine anlegen oder bereits angelegte Termine duplizieren oder löschen
  • In den Ticketdetails sind neben den Termindetails auch das Ticketkontingent einstellbar
  • Für die Einlasskontrolle vor Ort (per QR Code Scanner) sind maximale Personenzahl und Einlassbeginn definierbar

Für hybrides Event zwei verschiedene Termine anlegen

Tipp Nr. 2: Möchtest du ein hybrides Event umsetzen, empfehlen wir dir, zwei separate Termine mit entsprechenden Tickets anzulegen. Obwohl sich die Termine in der Ticketkonfiguration kombinieren lassen, wird durch die Trennung eine bessere Planbarkeit der Location und des Caterings möglich. Lasse deine Besucher also während der Registrierung selbst die Art der Teilnahme wählen.

Schritt 3: Tickets anlegen

 

In unserem Leitfaden kommt als Nächstes das Ticketmanagement im Bereich „Tickets“ auf dich zu. In diesem Reiter kannst du dein bestehendes Ticket editieren oder neue Tickets anlegen und dieses mit den zuvor definierten Terminen verknüpfen. Um dein Ticketing genau an deine Bedürfnisse anzupassen, findest du beim Bearbeiten einige nützliche Zusatzfunktionen.

Nachfolgend liest du alle Einstellungsmöglichkeiten beim Editieren des Tickets:

  • Neue Tickets hinzufügen oder bestehende Tickets anpassen
  • Name des Tickets, Kurzbeschreibung und Beschreibungstext ändern

Optischer Unterschied zwischen Kurzbeschreibung & Beschreibungstext im Bereich Kasse

  • Hinzufügen zusätzlicher Angabe Felder (durch weitere Felder mehr über Teilnehmer erfahren)
  • Ticket einem oder mehreren Event Terminen zuordnen
  • Ticketkontingent festlegen
  • Verkaufszeitraum, Ticketanzahlbegrenzung pro Kunde, Ticketkombination und Ticketsichtbarkeit nach dem Event konfigurieren

Beim Ticketkauf gibt es die allgemeinen persönlichen Angaben (im Bereich „Kasse“ editierbar), die bei jeder Bestellung auszufüllen sind. Darüber hinaus kannst du in dem gerade vorgestellten Bereich weitere Zusatzfelder für bestimmte Eintrittskarten erstellen. Das macht vor allem Sinn, wenn du speziellere Informationen über deine Teilnehmenden sammeln willst. Neben den klassischen Textfeldern kannst du auch Dropdowns oder Dateiuploads hinzufügen und damit diverse Daten bei Ticketinhabern abfragen.

Zusätzliches Eingabefeld beim Ticket hinzufügen

Tipp Nr. 3: Ein Ticket kann mehreren Terminen zugeordnet werden. Normalerweise hast du Tickets mit jeweils einem Termin, an dem man teilnehmen darf. Bei einem Kombi-Ticket hingegen wird dem Teilnehmenden Einlass zu mehreren Terminen gewährt und kann mit dem QR-Code Scanner dementsprechend mehrfach validiert werden.

Bei kostenpflichtigen Events hast du außerdem die Möglichkeit, Rabatte und Gutscheine hinzuzufügen. Wie du solche Preisnachlässe für deine Tickets einstellst, erfährst du in unserem letzten Blogartikel Gutscheine und Rabatte beim Ticketverkauf.

 

Schritt 4: Deine Event Website

 

Der zentrale Baustein deiner Vermarktung ist die Website. Bei uns hast du die Möglichkeit mit wenigen Klicks Landing Pages zu bauen, bei denen deine Marke im Vordergrund steht. Mit unserem Website Editor, den du im Bereich „Website“ findest, kannst du deine Veranstaltungsseiten ganz individuell gestalten und das ohne irgendwelche Programmierkenntnisse. Als erste Basis deiner Webseite werden deine Stammdaten verwendet. Diese kannst du nochmal individuell anpassen. Im Webseiteneditor hast du dafür ein eigenes Menü:

  • Logo & Menü editieren
  • Neue Seiten anlegen, Seiten verwalten und die bestehenden Seiten anpassen
  • Eigenschaften der jeweiligen Seite bearbeiten
    (Neben den Corporate Identity-Farben und der Schriftgröße, lassen sich hier auch wichtige Einstellungen für Suchmaschinen und Soziale Netzwerke hinterlegen.)

Tipp Nr. 4: Die Texte für AGB, Datenschutz und Impressum sind im Bereich „Rechtliches“ einzufügen. Wenn die Texte dort einmal eingestellt sind, werden sie einheitlich an verschiedenen Stellen im Systems verwendet (Webseite, E-Mail, Rechnung,…). Änderungen am Text müssen daher auch nur einmal zentral angepasst werden.

Mit den unterschiedlichen Modulen kannst du die Seiten nach deinen Wünschen zusammenstellen. Besonders beliebte Module sind unter anderem der Countdown, FAQ, der Galerie-Slider und der klassische Text. Wenn du an deinen Seiten arbeitest, solltest du auf jeden Fall daran denken, deine Änderungen auch zu sichern. Dafür klickst du lediglich auf den „Änderungen veröffentlichen“-Button. Wenn alle Anpassungen dann erfolgreich gespeichert sind, kannst du die aktuelle Version im Vorschaumodus betrachten. In diesem Modus siehst du wie deine Seiten für Besucherinnen und Besucher aussehen.
Wenn du deine Seiten noch nicht veröffentlichen willst, kannst du diese unter Einstellungen als Entwürfe speichern. Willst du sie dann mit der Öffentlichkeit teilen, musst du den Status lediglich auf „Öffentlich“ setzen.

Virtuelle Events und Livestreams mit ticketareo meistern

 

Wenn du virtuelle Events organisierst, wird dieser Bereich für dich besonders interessant sein. Unter "Virtuelle Bühne und Streaming" kannst du deine virtuelle Veranstaltung frei konfigurieren, verwalten und stattfinden lassen.
Deine Bühne wird standardmäßig mit verschiedenen Menüpunkten und Modulen erstellt (Home, Live-Stream, Breakout-Räume, usw.).
Alle Seiten und Menüpunkte lassen sich jedoch individuell verändern und mit verschiedenen Modulen bestücken.

Mit einem Klick auf das Zahnrad und "Konfiguration" lässt sich die gesamte virtuelle Bühne verwalten und frei nach deinen Bedürfnissen gestalten. Im besten Fall nimmst du dir etwas Zeit, um die verschiedenen Einstellungen kennenzulernen.
Essenziell wichtig sind dabei die folgenden Funktionen:

  1. Freie Gestaltung der virtuellen Bühne mit deiner Menüstruktur und dazugehörigen Inhalten für deine Besucher
  2. Einstellungen deines Livestreams mit Datum, Titelbild und Modulen wie den Chat oder die Agenda
  3. Zugangsdaten zu deinem RTMP-Server, um den Livestream im Bereich „Broadcasting“ zu starten

Schritt 5: Organisiere deine Domain und E-Mail Einstellungen

 

Die wichtigsten Werkzeuge für deinen professionellen Auftritt findest du unter „Domain & E-Mail“. Dort liegen die Einstellungen für die Event-URL oder die Domain der Event Website. Zudem kannst du hier verschiedene E-Mail Optionen freischalten und deine E-Mail-Templates bearbeiten.

Die folgende Einstellungen erwarten dich hier:

  • Web-Adresse editieren (ticketareo Event-URL bearbeiten)
  • Eigene Domain angeben (Zusatzmodul zum Verknüpfen mit eigener Domain oder Subdomain)
  • E-Mail Absendername
  • E-Mail-Empfänger bei eingehenden Bestellungen
  • E-Mail-Templates bearbeiten

Tipp Nr. 5:  Mit unserem Zusatzmodul „E-Mail, Newsletter & Tracking“ kannst du nicht nur deine E-Mail Vorlagen samt Newsletter umfangreicher individualisieren, sondern hast zusätzlich Zugriff auf den Tracking Bereich. Dort kannst du deine ID´s für Google Analytics & Facebook Pixel angeben oder unser eigenes Auswertungstool nutzen.

Die Web-Adresse deines Events kannst du bis zu einem gewissen Grad verändern. Es bleibt lediglich der Anfang so stehen.

Zahlenreihe am Ende der Event-URL editierbar

Wie diese Event-URL aufgebaut ist, wird in der Abbildung ersichtlich. Du kannst die Zahlenreihe (hier: 14254) in der Adresse durch etwas Selbstgewähltes ersetzen, der Rest bleibt gleich.
Du willst die URL komplett verändern und von einer eigenen Domain auf die Veranstaltungsseite weiterleiten? Dann ist das Premiumpaket "Eigene Domain" genau das Richtige für dich. Damit hast du die Möglichkeit eine eigene Domain oder Subdomain mit der Eventwebsite zu verbinden.

Wenn du dieses Paket gebucht und freigeschalten hast, kannst du das Häkchen bei „ ✔️ Eigene Domain für das Event verwenden“ setzen. Anschließend erscheint ein weiteres Feld, wo du nur noch die Domain angeben musst. Beachte hierbei auf jeden Fall den Hinweis für deinen Host, welcher sich unterhalb des Feldes befindet. So sorgst du dafür, dass die Umleitung einwandfrei funktioniert.

Was die E-Mail Einstellungen betrifft:
Wir bieten dir optional an, eine eigene E-Mail Adresse als Absender zu verwenden. Wende dich an uns, um die Integration möglichst sicher und für deine Infrastruktur passend zu realisieren.

Schritt 6: Rechnungsstellung & Check-out Prozess vorbereiten

 

Im Bereich „Kasse & Bezahlung“ befindet sich alles, was für den Check-out Prozess noch zu berücksichtigen ist. Direkt am Anfang der Seite sind diverse Zusatzfunktionen aufgelistet, die durch das Setzen von Häkchen aktiviert werden.

Darunter befinden sich Anpassungen der Darstellung und Optionen im Check-out:

  • "Warenkorb leeren"-Button im Ticket-Modul anzeigen
  • Beim Ticketkauf anzeigen, wie viele Tickets noch verfügbar sind
  • Beim Ticketkauf von "vor Ort" Tickets die Firma des Ticketinhabers abfragen

Die letzte Funktion wird verwendet, wenn auf dem Ticket einer vor Ort Veranstaltung auch die Firma des Ticketinhabers stehen soll. Das kann hilfreich sein, wenn zum Beispiel eine Person aus dem Unternehmen damit beauftragt wird, Tickets für andere Kollegen oder Kolleginnen zu bestellen. Zwar macht sie im ersten Schritt des Checkouts Angaben zu ihrer Person, ist aber dadurch nicht automatisch selbst beim Event anwesend. Aus diesem Grund werden die Tickets im nächsten Schritt auf die teilnehmenden Personen zugeschnitten. Neben dem vollständigen Namen und der E-Mail Adresse wird dann auch die Firma als weiteres Feld abgefragt. Trotz allem braucht es die Daten des Bestellenden, denn sie erhält die Rechnung und dazu alle Tickets, während die Besuchenden nur die eigenen Eintrittskarten erhalten.

Dank dieser Funktion hast du also einerseits Daten zur bestellenden Person, andererseits weißt du von welcher Firma die Besuchenden stammen. Und das nur durch einen Blick auf das vorgezeigte Ticket.

Außerdem enthalten die Checkboxen Sicherheitseinstellungen für Bestellungen:

  • Eingehende Bestellungen müssen vom Admin freigeschaltet werden
  • Kasse-Seite mit Passwort schützen
  • Die selbe E-Mail Adresse darf nicht mehrfach für verschiedene Bestellungen verwendet werden

Zuletzt entdeckst du hier Zusatzfunktionen, die später für die Buchhaltung relevant sind:

  • Kleinunternehmerregelung anwenden und keine Umsatzsteuer ausweisen
  • Event ist kostenlos und benötigt keine Rechnungsdaten und Bezahlmethoden

Tipp Nr. 6: Mit dem Einsatz von Sperr-, Erlaubnis- oder Freigabelisten kannst du bestimmte E-Mail Adressen für den Ticketkauf bevorzugen oder einschränken. E-Mail Adressen, die Teil der Sperrliste sind, können zum Beispiel keine Tickets kaufen. Bestellungen, die mit einer Adresse aus der Freigabeliste getätigt werden, müssen immer von einem Admin freigeschaltet werden. Die Bestellungen von E-Mail Adressen auf der Erlaubnisliste hingegen werden sofort angenommen. Auch wenn bei deinem Event die Bestellfreigabe durch den Admin aktiviert ist. Um diese drei Listen nutzen zu können, benötigst du das Zusatzmodul "E-Mail-Prüflisten".

Ebenso in diesem Bereich der Plattform verankert, sind die Konfigurationen für die Rechnungsstellung. Angefangen bei der Optik, über die Eingabe der Rechnungsdaten, bis hin zur Integration eines eigenen Rechnungslaufs mit anpassbarem Prefix der Rechnungsnummer: Hier optimierst du deine Rechnungen.
Eine weiteres Thema, das auch deine Kundschaft interessieren wird, sind die Bezahlmethoden für den Ticketverkauf. Um kostenpflichte Events zu veranstalten, benötigst du das Zusatzmodul "Zahlungsintegration und Gutscheine". Damit werden alle Konfigurationen freigeschalten, die für eine zahlungspflichtige Veranstaltung notwendig sind, darunter auch die Bezahlmethoden. Hier empfehlen wir dir Stripe Connect einzusetzen. Ergänzend dazu kannst du weitere Bezahlmethoden wie Zahlen auf Rechnung, PayPal und PayPal Checkout aktivieren.
Im Reiter „Kasse & Bezahlung“ findest du weiter unten die Verwaltung der Datenfelder, welche von der bestellenden Person im Kassen Bereich ausgefüllt werden muss. Während hier allgemeine Felder wie Name, Adresse oder E-Mail für deine Kundschaft eingeblendet werden können, lassen sich ganz unten auf der Einstellungsseite weitere Checkboxen hinzufügen. Beispielsweise kann man so die Newsletter Anmeldung mit in den Bestellprozess integrieren.

Tipp Nr. 7: Bei kostenlosen Events empfehlen wir dir - für eine effektivere Leadgenerierung - sparsam mit zusätzlichen Checkboxen umzugehen, damit die Schwelle zur Anmeldung möglichst niedrig ist.

Schritt 7: Rechtliche Rahmenbedingungen nicht vergessen

 

Ein wichtiger Bestandteil deiner Eventorganisation ist die rechtliche Grundlage. Um hierbei den Überblick zu behalten, findest du im Reiter „Rechtliches“ alles, was du dafür benötigst. Neben den generellen Datenfeldern zum Veranstalter, kannst du auf deiner Website Informationen zum Ausfall oder der Rückerstattung deines Events angeben. Darüber hinaus kannst du hier den Cookie-Hinweis einstellen. Das dadurch aktivierte Cookie-Banner fragt automatisch die Einwilligung der Nutzer ab, wenn diese deine Event-Webseite besuchen. Das ist auch der Fall, wenn Google Analytics integriert wurde. Wie im Website-Editor bereits erwähnt, kannst du hier die Angaben zum Impressum, Datenschutz und den AGBs machen.

Schritt 8: Dein Event jetzt veröffentlichen

 

Nachdem jetzt auch die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen sind, steht der Veröffentlichung deines Events nichts mehr im Wege.

Mit diesen Schritten machst du dein Event samt Website für alle sichtbar:

  • Lege den Schalter auf der „Event-Dashboard“-Seite um
  • Wähle dein passendes Abo aus
  • Hinterlege deine Bezahldaten
  • Event veröffentlichen

Tipp Nr. 8: Deine Event-Website kannst du erst veröffentlichen, wenn du alle nötigen Angaben gemacht hast. Darunter fallen rechtliche Informationen und bei kostenpflichtigen Tickets Daten zur Rechnungserstellung an den Ticketkäufer. Sind diese vollständig, kannst du dein Event sofort online schalten.

Deine nächsten Schritte

 

Du hast mit dem ticketareo Starter-Guides die erste wichtigste Grundlage für dein Event geschaffen. Jetzt gilt es, die Veranstaltung auch erfolgreich zu vermarkten! Um potenzielle Interessentinnen und Interessenten anzusprechen, solltest du sämtliche Marketing-Maßnahmen nicht nur vor, sondern auch während und nach dem Event veranlassen. Wie solche Maßnahmen aussehen können und was alles sonst noch im Hinblick auf Event-Marketing zu berücksichtigen ist, findest du in unserem Blogartikel heraus: 

 

Jennifer Stefani
Werkstudentin im Marketing
Seit vier Jahren bin ich im B2B Marketing unterwegs und habe dabei die Branchen Gesundheitswesen, Forschung und Softwareentwicklung kennengelernt. Während dieser Zeit war ich unter anderem in der Öffentlichkeitsarbeit und im klassischen Produktmarketing tätig. Nebenbei studiere ich im dritten Semester des Masters Digital Marketing an der Hochschule Ansbach. Bei ticketareo möchte ich dabei unterstützen die Vermarktung der Plattform voranzutreiben, da es einen echten Mehrwert für die Eventbranche darstellt.
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