Vor dem Event: Gezielte Vorbereitung ist entscheidend.

• Identifiziere deine Zielgruppe  und stelle sicher, dass deine Veranstaltung einen Mehrwert passend zu ihren Interessen beinhaltet. Nutze dieses Wissen und verschicke bereits vorab personalisierte Werbung (z.B. Newsletter, Social Media) zur Erhöhung der Teilnehmerquote oder um das Interesse bereits registrierter Teilnehmender aufrecht zu erhalten (z.B. Speaker-Updates).
• Stelle bereits bei der Registrierung durch Prüf- und Freigabelisten die Qualität deiner Leads sicher und sorge dafür, dass diese sinnvoll geclustert und entsprechenden Verantwortlichen zugeteilt werden. Das spart sowohl am Tag der Veranstaltung als auch in der Nachbereitung viel Zeit und stellt sicher, dass Teilnehmende den passenden Ansprechpartner:innen in deinem Unternehmen zugeteilt werden.*
•  Für 60% der Event-Marketer:innen ist Sponsoring bei Events eine gute Option, um die Brand Awareness zu steigern – nutze dein Event also um spannende Sponsoren und Partner:innen zu featuren. Stelle sicher, dass diese in der gesamten Kommunikation präsent und gezielt eingesetzt werden können, so dass ein Mehrwert für Sponsor und Teilnehmende entsteht. Integriere beispielsweise ihre Logos in Prozess- und Marketing E-Mails, platziere sie prominent auf deiner Eventwebseite, in deiner Social Media Kommunikation oder sogar in der virtuellen Bühne des Livestreams deines hybriden Events.

Während des Events: Aktives Networking und Informationen sind Key.

• Es mag selbstverständlich klingen, aber sei proaktiv und spreche deine Teilnehmenden aktiv an, um neue Kontakte zu knüpfen. Wichtig: Es geht nicht ausschließlich um Akquise. Auch das Einholen von Informationen und Interessen bietet einen großen Mehrwert. Frage also zum Beispiel nach den Hauptgründen für den Besuch der Veranstaltung, um so wiederum passenden Content für deine Kanäle oder das nächste Event zu generieren oder aber als Aufhänger zur erneuten Kontaktaufnahme.
• Stelle sicher, dass deine (Sales) Mitarbeitenden vor Ort benachrichtigt werden, sobald ihr Lead auf der Veranstaltung eingecheckt hat. So stellst du eine reibungslose Customer Journey sicher.
• Sorge während der Veranstaltung für Mehrwert und Interaktion durch informative Präsentationen, Workshops oder Demos. Diese dienen nicht nur dazu, das Interesse potentieller Leads zu wecken, sie können auch ein guter Aufhänger sein, um wieder in Kontakt zu treten.
• Nutze Eventbadges als zusätzliche Werbefläche für dich und deine Sponsoren. Eventbadges erfüllen darüber hinaus eine ganz wichtige psychologische Funktion: Sie dienen den Teilnehmenden  als eine Art Beweis „Ich war dabei“. Social Proof spielt hier eine wichtige Rolle. Ein schön gestalteter Badge erhöht damit auch die Wahrscheinlichkeit, dass Teilnehmende auch für Social Media Posts nutzen und damit Werbung für dich und deine Veranstaltung machen. Mehr zu diesem Thema findest du in unserem Blog.

Nach dem Event: Kontakte pflegen und die Customer Journey weiterführen.

• Sende personalisierte Follow-up-E-Mails oder Nachrichten, um den Kontakt zu den Leads aufrechtzuerhalten. Nutze dafür die Informationen, die du aus den persönlichen Gesprächen erhalten hast. Wenn passend dazu vorhanden, reichere sie mit Blogartikeln, Videos und Co. aus deiner Content Data Base an. So zeigst du Kund:innen, dass du dich für ihre Angelegenheiten interessierst. Fun Fact: Gemäß dem Gesetz der Reziprozität sind Kund:innen dann auch eher geneigt, einen Follow-Up Termin einzugehen. Vereinfacht gesagt, fühlen sie sich durch das erhalten von kostenlosen Informationen und Unterlagen in einer gewissen Bringschuld.
• Sende Präsentationen und Aufzeichnungen im Nachgang, um auch diejenigen abzuholen, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen konnten und um bei den Besucher:innen im Gedächtnis zu bleiben. Auch das Verschicken von Polls ist eine gute Möglichkeit, um nicht nur wertvollen Feedback einzuholen, sondern auch das Engagement deiner potentiellen Kund:innen zu fördern und Leads weiter zu qualifizieren.

Tipp: Du möchtest mehr zum Thema Eventnachbereitung erfahren? Dann werfe doch mal einen Blick auf unserem Block zum Thema „Die perfekte Eventnachbereitung“. (LINK Blog)