Wusstest du, dass E-Mail Marketing nach wie vor zu den konversionsstärksten Marketingtools zählt? Ein guter E-Mail-Verteiler, personalisierte Ansprache und automatisierte Workflows erleichtern nicht nur deine Arbeit als Eventmanager:in, sondern können einen großen Beitrag zum Ticketverkauf oder der Anzahl an Registrierungen für deine Veranstaltung leisten.
Dabei sind Automatisierungen nicht nur für den Ticketverkauf oder die Erhöhung der Registrierungszahlen entscheidend, sondern spielen auch in der weiteren Eventplanung eine wichtige Rolle. Sie helfen beispielsweise, No-Show-Raten zu reduzieren, indem rechtzeitig Erinnerungen versendet werden. Zudem kann das Ticket kurz vor der Veranstaltung erneut verschickt werden, sodass Teilnehmende nicht in alten E-Mails suchen müssen. Auch für die Nachbereitung des Events bieten dynamische E-Mails wertvolle Unterstützung.“
Nutze unser umfangreiches Kommunikationssystem innerhalb der Plattform, um deine Event-Kommunikation so gezielt, individuell und flexibel wie möglich zu gestalten und zu automatisieren.
Unter dem Punkt „Kontakt-Verwaltung“ findest du in deinem Dashboard alle wichtigen Funktionen, um Kontakte zu verwalten, Listen & Verteiler zu erstellen, eigene E-Mail Vorlagen zu kreieren oder auf bestehende Templates zurückzugreifen und deine E-Mail Kommunikation komplett individuell und voll automatisiert aufzusetzen.
In diesem Beitrag stellen wir dir die wichtigsten Features der „Kontakt-Verwaltung“ vor und zeigen dir, wie du Schritt für Schritt deine erfolgreiche Event-Kommunikation mit ticketareo einrichtest.
Baue deinen Verteiler auf
& importiere Bestehende
Designe individuelle E-Mail-Templates
Plane deine Kommunikation & nutze dazu bestehende Daten
Erreiche deine Zielgruppen
Werfen wir zunächst einen Blick ins Dashboard. Alle wichtigen Funktionen für den E-Mail Versand, Newsletter und die Kommunikation findest du links in deinem Event-Dashboard unter „Kontakt-Verwaltung“:
In der nachfolgenden Grafik erhältst du einen Überblick, welche Funktionen sich hinter welche Menüpunkt befinden.
Mache dich zunächst einmal mit dem Funktionsumfang der Module vertraut.
Kontakte sind alle Personen/Kontakte, die im System hinterlegt sind. Auch diese, die sich noch nicht aktiv für ein Event angemeldet haben. In den Kontakten sind beispielsweise auch alle Personen enthalten, welche in einen E-Mail-Verteiler importiert worden sind.
In der Kontaktübersicht sieht man die Komplette Historie des Kontaktes. Also alle Interaktionen, die dem Kontakt zugeordnet sind, z.B.
Kontakte lassen sich außerdem nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. „Teilnahme“ oder „Abgelehnt“ filtern.
Listen dienen als Basis für den E-Mail Versand und enthalten Kontakte. Weiterhin können Kontakte als CSV importiert werden oder statische Listen aus bestehenden Daten im System erstellt werden. Mit diversen Filtermöglichkeiten (Status, Liste) kannst du die Kontakte deiner Listen und Verteiler übersichtlich selektieren.
Mit den Verteilerlisten kannst du flexibel verwalten, wer deine E-Mails erhalten soll. Du kannst beliebig viele Verteilerlisten anlegen und diese im Anschluss bei der Versandplanung individuell zuordnen. Alternativ kannst du E-Mails auch direkt aus einer Verteilerliste heraus planen. Mehr hierzu in der Schritt für Schritt Anleitung.
Dynamische Listen für Ticketinhaber:innen oder Besteller:innen 
Du kannst deine Verteilerlisten automatisiert mit neuen Kontakten befüllen lassen. Dazu aktivierst du unter den “Einstellungen” deiner jeweiligen Liste “Dynamische Listen-Kontakte” und bestimmst, unter welchen Voraussetzungen ein Kontakt deiner Liste hinzugefügt wird, z.B.
Der Verteiler erstellt sich somit automatisch anhand des Tickets und dazugehörigem Status. Personen werden automatisch hinzugefügt, wenn sich der Status ändert und dein Verteiler aktualisiert sich somit ständig automatisch neu.
Innerhalb der Plattform stellen wir die verschiedene E-Mail Vorlagen zur Verfügung. Diese sind nach Prozessschritten unterteilt (Bestell- und Registrierungsprozesse, Warteliste, Stornierung, etc.). Durch die zuvor vorgenommene Konfiguration des Events nach deinen Bedürfnissen (online, offline, hybrid, kostenlos, kostenpflichtig), werden aktuell nicht relevante Vorlagen automatisch ausgeblendet.
Die Infos über kostenlos oder kostenpflichtig, online, offline, hybrid sind direkt als Label unterhalb der Vorlage. Mit Klick auf den Stift kannst du den Inhalt der Vorlage editieren.
Alle Vorlagen kannst du auch ganz unkompliziert editieren und nach deinen Bedürfnissen anpassen.
Hier befindet ich der gesamte Prozess rund um deinen E-Mail Versand und Workflow-Automatisierungen. Hier planst du deine Kampagne. Du legst den Namen der Kampagne fest und wählst eine E-Mail Vorlage aus und an welche Empfängerliste diese gehen soll. Zudem kannst du festlegen, auf welchen Trigger sich der Versandzeitpunkt beziehen soll:
So erstellte E-Mails werden automatisch mit dem angelegten Eventtermin verknüpft, und der Versandzeitpunkt wird entsprechend diesem Termin geplant.
Welche Vorteile bietet dieser Workflow?
Automatische Fehler- und Statusprüfung
Jede E-Mail, die du versenden möchtest, wird automatisch auf Fehler geprüft und kann von dir mit den echten Empfängerdaten eingesehen werden.
Statusprüfung: hier wird z.B. angezeigt, wenn ein Shortcode nicht richtig gefüllt wird, ein Modul nicht funktioniert oder ein Dateianhang nicht verfügbar ist. So simulierst du den richtigen Versand und kannst Anpassungen vornehmen, wenn nötig.
Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Module mit Screenshots findest du nochmal hier zusammengefasst:
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Nun kommen wir zur Schritt für Schritt Anleitung für deine E-Mail Workflows und Eventkommunikation.
Deine Eventregistrierung ist abgeschlossen und du möchtest nun eine E-Mail mit wichtigen Infos zum Event an deine registrierten Teilnehmenden schicken. Gehe dafür in Listen & Verteiler und klicke auf „Neue Liste erstellen“. Hier kannst du nun die Kriterien für deinen Verteiler festlegen: z.B. der Kontakttyp, für welchen Eventtermin der Verteiler gilt und ob der Verteiler auf ein bestimmts Ticket beschränkt ist. Zudem kannst du eingrenzen, ob es nur an Personen mit einem bestimmten Ticketstatus gerichtet werden soll, z.B. „Bestellt“. Wenn du diesen Verteiler für die künftige Kommunikation, z.B. Follow-Up E-Mails nach dem Event, ebenfalls benutzten möchtest, bietet es sich an, die Option „Dynamische Listen-Kontakte“ zu aktivieren. So passt sich die Liste automatisch an, wenn z.B. ein Ticket storniert wurde. Der Kontakt wird dann automatisch aus dem Verteiler entfernt.
Die Anmeldung zur Eventkommunikation kann aus Usersicht auf verschiedenen Wegen erfolgen. Du kannst die Anmeldung als Modul bequem per Drag & Drop in deine Event-Website integrieren.
Alternativ kann die Registrierung beim Ticketkauf im Checkout-Prozess erfolgen. Jenes wird im Bereich "Kasse & Bezahlung" bei "Einstellungen der Kasse" mit Aktivierung der Checkbox "✔️Checkbox für Newsletter-Eintragung an der Kasse aktivieren" ermöglicht.
Mit der Double-Opt-in-Funktion im E-Mail-System wird gewährleistet, dass nur interessierte Personen deine Event-News erhalten. Damit kommst du deinen rechtlichen Pflichten nach Art. 7 DSGVO und Art. 8 DSGVO nach.
Unter E-Mail Vorlagen gestaltest du nun den Inhalt deiner Mail. Dafür kannst du entweder eins unserer zahlreichen Templates („System-E-Mail Vorlagen) verwenden oder selbst eine Vorlage erstellen. In beiden Fällen stehen dir zahlreiche Editierfunktionen zur Individualisierung der Mail zur Verfügung.
Zum Bearbeiten einer System-E-Mail Vorlage klickst du rechts neben der Vorlage auf den grünen Stift. Der Editor öffnet sich dann.
Zur Erstellung einer eigenen Vorlage, klickst du in „Eigene E-Mail Vorlagen“ rechts oben auf „E-Mail Vorlage erstellen“. Hier gibst du die interne Bezeichnung der Vorlage ein und nimmst die Grundeinstellungen vor, wie
Nach Erstellen deiner eigenen Vorlage steht dir diese unter „Eigene E-Mail Vorlagen“ zur Verfügung. Um den Inhalt zu gestalten, klickst du nun rechts neben der Vorlage auf den grünen Strich. Der Editor öffnet sich und du kannst deine E-Mail komplett gestalten.
Für die inhaltliche bzw. optische Gestaltung stehen dir unter anderem diese Module zur Verfügung:
So können beispielsweise der Countdown aufgrund des FOMO-Effekts oder der CTA-Button mit auffallender Gestaltung zu mehr Engagement deiner Kontakte führen.
Durch die nahtlose Integration der Vorlage in der Anwendung werden sämtliche zentralen Informationen automatisch übernommen. Folglich musst du nur noch vereinzelt Informationen selbst ausfüllen.
Unterhalb des Editors findest du ein Feld für den Testversand. Hier kannst du eine E-Mail-Adresse eintragen und die E-Mail z.B. an dich selbst senden, um sie in verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten zu überprüfen, ob alles passt.
Um den Erfolg deiner E-Mail Kommunikation besser einschätzen zu können, empfehlen wir dir die Verwendung von Tracking-Links. Erstelle unter Tracking individuelle Tracking-Links mit eindeutigen Ref-IDs und füge sie entweder als Links im Text oder direkt als Call-to-Action-Buttons in deine Mailvorlagen ein. Beispielsweise könntest du einen CTA einbinden, der direkt auf den Ticketverkauf verlinkt. Dadurch erhältst du genaue Informationen darüber, wie viele Personen über diese Mail Tickets gekauft haben und kannst die Performance deiner Kommunikationsmaßnahmen besser einschätzen.
Dein Verteiler steht, die gewünschte E-Mail Vorlage ist vorbereitet - Zeit zum Versenden. Gehe nun zu „E-Mail Kommunikation & Automatisierungen“.
Alternativ kannst du E-Mails auch direkt aus einer Verteilerliste heraus planen:
Nach dem Versand steht ein Report über alle versendeten E-Mails zur Verfügung. Jeder Eintrag im Report enthält die genaue Versandzeit und einen Status, der Auskunft über eventuelle Bounces (Hard- und Soft-Bounces) gibt. Hard-Bounces werden automatisch aus der entsprechenden Verteilerliste ausgetragen, so dass an diese (ungültigen) E-Mail-Adressen keine Newsletter mehr versendet werden. Zu den Reportings gelangst du, wenn du rechts neben deiner versendeten E-Mail auf das grüne Reporting-Icon klickst.
Mit unserem benutzerfreundlichen E-Mail-Kommunikations-Tool hast du die Möglichkeit, maßgeschneiderte (Prozess-) Mails zu erstellen, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Du entscheidest selbst, wer in den Verteiler aufgenommen und kannst auch bestehende Verteilerlisten bequem per CSV-Import importieren, um deine aktuellen Listen optimal zu erweitern.
Stärke das Markenimage des Events nachhaltig, indem du die E-Mail Templates im Corporate Design gestaltest und so für ein einheitliches und konsistentes Auftreten sorgst. Wir erleichtern dir die Gestaltung mithilfe des intuitiven Editors, mit dem die Individualisierung ganz leicht erfolgt.
Mit unserem leistungsstarken System musst du unsere Plattform nicht verlassen, sondern kannst alles bequem an einem Ort erledigen. Deine Eventkommunikation ist dadurch nahtlos mit unserem Registrierungs-/Teilnehmermanagement verbunden und kann aufgrund dessen zügig auf die wichtigsten Informationen zugreifen.
Die direkte Ansprache der Eventteilnehmenden gestaltet sich dadurch sehr einfach, sodass du effizient mit deinen Teilnehmenden kommunizieren und alle wichtige Informationen, Updates, Ankündigungen und spezielle Angebote direkt per E-Mail an diese versenden kannst.
Das sind jedoch nicht alle relevanten Zielgruppen: Du kannst spezifische E-Mails auch an Sprecher und Sprecherinnen, Ausstellende oder andere relevante Gruppen senden. So stellst du jeder Gruppe personalisierte Informationen bereit.
Insgesamt sparst du dir viel Zeit, behältst den Überblick und gestaltest deine komplette Eventkommunikation individuell und professionell.
