Ein erfolgreiches Event zu organisieren, erfordert eine strategische Planung und ein effektives Management. Unsere Plattform beruht daher auf vier essentiellen Schritten der Eventplanung: Bewerben, Verwalten, Durchführen und Nachbearbeiten.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir, was diese vier Schritte beinhalten und wie du sie nutzen kannst, um dein nächstes Event erfolgreich zu planen.
Das Bewerben eines Events beginnt mit einer klaren Definition deiner Zielgruppe. Wer soll dein Event besuchen? Was sind ihre Interessen? Die Antworten auf diese Fragen sind entscheidend für die Gestaltung deiner Marketingkampagnen, insbesondere, wenn es um das Targeting der relevanten Zielgruppen und vor allem Sales-Kontakte geht. So kannst du bei Einladungen per E-Mail bereits mit einer passgenauen Ansprache durch für die Zielgruppe relevante Informationen das Interesse an einer Teilnahme erhöhen. Das sorgt nicht nur für erhöhte Personalisierung, sondern dient dir als praktische Segmentierungsmöglichkeit für Newsletter und die Nachbearbeitung. Gleichzeitig schärfst du so natürlich auch das Targeting für andere Kanäle, wie beispielsweise Social Media Advertising.
Ein Beispiel: du veranstaltest eine Recruiting-Messe. Informiere dich, für welche Branchen diese besonders vielversprechend sind. Wo herrscht z.B. besonders hoher Fachkräftemangel? Hast du Aussteller und Angebote, die speziell für eine weibliche Zielgruppe sind? Nutze dieses Wissen und kommuniziere es in der Bewerbung deines Events.
deiner Veranstaltung. Eine eigene Event-Webseite in deiner CI mit eigener Domain, individualisierten Registrierungsformularen, passenden Werbemitteln und abgestimmten Newslettern wirken nicht nur professionell, sondern auch vertrauenswürdig.
Vergesse zudem nicht Sponsoren ins Rampenlicht zu stellen. Integriere sie in deinen Kommunikationsmaßnahmen, wie Mailings, Webseite, Lanyards und Event-Badges und gebe ihnen genügend Fläche vor, während und nach dem Event. Bedenke dabei auch, dass deine Sponsoren wichtige Multiplikatoren für deine Reichweite und dein Image sind und auch für dich und deine Veranstaltung werben können.
Bei ticketareo stehen dir für diesen Schritt unser intuitiver Website-Editor sowie ein vollumfängliches Registrierungs- und E-Mail Einladungssystem zur Verfügung. Gestalte deine eigene Eventwebseite in deiner CI. Sie beinhaltet alle wichtigen Module von Registrierungs- und Teilnehmermanagement, Ticketverkauf bis hin zu Marketing und Leadgenerierung – in Deutsch oder Englisch. Nutze dabei deine eigene Domain oder Subdomain, hinterlege SEO Und OpenGraph Informationen oder nutze Social Sharing Funktionen. Natürlich sind all unsere Eventwebseiten responsiv für Desktop und Smartphone.
Ein effizientes Teilnehmermanagement hilft dir, den Überblick zu behalten und vor allem, den maximalen Nutzen aus deinen Event- und Teilnehmerdaten zu ziehen. Auf unserer Plattform hast du alles auf einen Blick: Überblick über Einladungen, Registrierungen, E-Mail Versand und Anwesenheitsstatus. Dir stehen zudem praktische Filter und individuelle Freigabelisten zur Verfügung. Lege fest, wer sich für dein Event registrieren darf und wer abgelehnt werden soll (z.B. Freemailer oder Wettbewerb). Automatisierte Prozesse für Anmeldungen und Bestätigungen reduzieren zudem den Verwaltungsaufwand und verbessern die Nutzererfahrung für deine Gäste.
Ein Beispiel: Frage direkt bei der Registrierung Essenspräferenzen ab. Damit erleichterst du die Planung für dich und das Catering.
Networking, interessante Kontakte knüpfen, Leads generieren und effektive Termine vereinbaren, gehören zu den Hauptinteressen vieler Eventteilnehmender. Um dein Networking und Teilnehmermanagement so einfach und effektiv wie möglich zu gestalten, kannst du bei ticketareo automatisch Teilnehmerprofile erstellen lassen. Sobald sich ein/e Teilnehmer:in bei deinem Event registriert, wird für diese/n ein Profil für dein Event erstellt. Der/die Teilnehmende bekommt nach Abschluss der Registrierung automatisch eine E-Mail mit Link zu seinem/ihrem Profil, um dieses zu vervollständigen. Welche Daten dort abgefragt werden kannst du frei konfigurieren. Diese vorher definierten Kategorien dienen dir später als praktische Filter und Suchkriterien in deiner Teilnehmerliste.
Die Profile helfen dir nicht nur dabei, dein Teilnehmermanagement so einfach und flexibel wie möglich zu gestalten, sondern bringen Networking auf ein neues Level. Teilnehmende können so schon im Vorfeld der Veranstaltung nach interessanten Kontakten suchen, Direktnachrichten schicken und Termine vereinbaren. Vor Ort können die Web-Visitenkarten per QR-Code aufgerufen und bei Bedarf direkt in das eigene Telefonbuch gespeichert werden.
Verwalten so leicht wie nie: Maßgeschneiderte Registrierungsformulare, individuelle Prüf- und Freigabelisten, automatisierter Ticket- und Rechnungsversand. On top erhältst du digitale Teilnehmerlisten und kannst für deine Teilnehmenden automatische und frei definierbare Teilnehmerprofile erstellen lassen. Für diese stehen dir folgende Features zur Verfügung:
Häufig ist die Möglichkeit, welche Daten man im Rahmen eines Events von den Teilnehmenden bei der Registrierung abfragen kann, ziemlich begrenzt. Wir ermöglichen dir vollkommene Datenhoheit. Du kannst in der Registrierung alle für dein Event notwendigen Informationen abfragen und hast sofort und jederzeit Zugriff auf diese. Alle Daten bekommst du zudem als Excel Export oder mit individueller Anbindung und Übertragung der Leads an dein CRM. Auf Anfrage stellen wir sogar auch eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Am Tag des Events kommt es darauf an, dass alles reibungslos läuft. Lange Wartezeiten am Check-In sollten vermieden werden und du solltest dir die nötige Flexibilität für spontan Änderungen, wie Wechsel der Ticketinhaber oder Last Minute Gäste bewahren. Dabei unterstützen wir dich mit unserer Ticketscannerfunktion für ein perfektes Einlassmanagement.
Wie funktioniert der Scanner?
Mache das Event für deine Teilnehmenden so attraktiv und effektiv wie möglich. Hier helfen dir wieder unsere Networking-Tools wie die Teilnehmerprofile und die digitale Visitenkarte.
Bei digitalen oder hybriden Events kannst du das Engagement der Teilnehmenden zusätzlich durch interaktive Features wie Polls, Chats, Breakout-Räume, Q&A-Sessions erhöhen.
Diese Tools helfen dir nicht nur, die Teilnehmenden zu aktivieren, sondern liefern auch wertvolle Daten über deren Interaktionen und Präferenzen.
Features für eine ideale Event-Durchführung: Ticketscanner und Labeldruck, Echtzeit-Analytics, digitale Teilnehmerlisten und Teilnehmerprofile, digitale Visitenkarte, Pools, Chats, Breakout-Rooms und Q&A-Sessions.
Wie immer heißt es: Nach dem Event ist vor dem Event. Reportings sind ein wichtiger Bestandteil im Eventmanagement, insbesondere für die Eventauswertung. Mit unserem übersichtlichen Analyse-Dashboard erhältst du neben den webseitenspezifischen Daten wie Zugriffszahlen und Ticketverkäufe auch No-Show Rates und Streamingstatistiken. Außerdem bekommst du
Besonders interessant für Organisationen, die mehrere Veranstaltungen ausrichten: Event-übergreifende Funktionen, mit denen man beispielsweise identifizieren kann, ob eine Person schon bei mehreren Events war und diese dann entsprechend zu kategorisieren.
Ein effektives Follow-up ist entscheidend, um die bei der Veranstaltung begonnenen Beziehungen zu pflegen. Sende Danksagungen, Feedback-Umfragen, Fotos und Präsentationen. Auch hier kannst du wieder das Mailingsystem einsetzen, mit zahlreichen Templates und Funktionen, wie dynamische Versandzeitpunkte, Erstellen von Workflows sowie Filter- und Segmentierungsoptionen. So kannst du zum Beispiel den Teilnehmerstatus nachvollziehen und prüfen, ob jemand anwesend war und deine Kampagnen so noch gezielter ausspielen.
Eine Anleitung für das Erstellen von Mailings und Newslettern mit ticketareo, ein Überblick über die damit verbundenen Features und Tipps für eine erfolgreiche Eventkommunikation findest du hier in diesem Beitrag Features im Fokus: Newsletter
