Events sind für viele die bevorzugte Plattform für erfolgreiches Networking. Gerade im B2B-Sektor sind Veranstaltungen häufig ein unverzichtbares Mittel zum Knüpfen neuer Kontakte und zur Pflege Bestehender. Dabei geht der Trend inzwischen weit über den Austausch von analogen Visitenkarten hinaus. Auch ist die Veranstaltung selbst nicht mehr nur zentraler Dreh- und Angelpunkt für das persönliche Gespräch. Durch Digitalisierung und dem Wunsch nach mehr Flexibilität und Nachhaltigkeit spielen digitale Vernetzungsmöglichen vor, während und nach dem Event eine immer bedeutendere Rolle. In diesem Artikel zeigen wir dir deshalb wie du Dank smarter Teilnehmerlisten und digitaler Profile das Networking für deine Veranstaltung so einfach und effizient wie nie machst.
Teilnehmerlisten sind das Rückgrat jeder Veranstaltung. Sie ermöglichen es den Organisatoren, einen Überblick über alle Interessenten, Anwesende und die No-Show Rate zu haben und sicherzustellen, dass die Interaktionen so relevant und gewinnbringend wie möglich sind. Dabei ist es wichtig, sich bereits im Vorfeld genau zu überlegen, welche Daten bei der Registrierung abgefragt werden und wie diese im Laufe der Organisation, Vorbereitung, während und nach dem Event sinnvoll eingesetzt werden können.
Natürlich helfen dir Teilnehmerlisten in erster Linie mal bei der Organisation. Welche Raumgröße benötige ich? Wie viel Catering muss ich planen? Sowie Bestuhlung, Garderobe, Personal und die weiteren Planfaktoren, die von der Teilnehmerzahl abhängen.
Teilnehmerlisten helfen dir aber vor allem auch den Überblick über den Teilnehmerstatus zu behalten. Zudem kannst du durch das Abfragen von bestimmten Kategorien, wie beispielsweise Branche oder Postleitzeit deine Teilnehmenden sinnvoll clustern. Überlege dir vorab, welche Daten für deine Veranstaltung und die entsprechenden Marketingaktivitäten relevant sind. So kannst du nicht nur personalisierte Benachrichtigungen und Angebote versenden, sondern auch deine Mitarbeitenden in sinnvolle Teams und Aufgabebereiche aufteilen.
Personalisierung ist das A&O im Marketing und so auch im Eventmarketing. Teilnehmerlisten mit vorab definierten Tags und Kategorien helfen dir dabei, Newsletter, Updates und Angebote passgenau an die entsprechenden Teilnehmenden zu adressieren. Ein Beispiel: Du veranstaltest eine Studimesse. Bei der Registrierung könntest du bei den Teilnehmenden abfragen, welches Fach sie studieren bzw. für welches sie sich interessieren. Auf Basis dieser Information kannst du ihnen später personalisierte E-Mails mit Informationen zu den jeweiligen Studiengängen und Hochschulen und Universitäten schicken, die diese anbieten.
Darüber hinaus ermöglichen smarte Teilnehmerlisten für die Teilnehmenden das Netzwerken bereits vor dem eigentlich Event.
Eventtage können sowohl für Veranstalter als auch Teilnehmende stressig sein. Es gilt, sich und seine Termine gut zu organisieren. Die Ermöglichung zum Netzwerken bereits vor dem eigentlichen Event ist nicht nur eine echte Erleichterung, sondern stellt für alle Beteiligten einen wichtigen Mehrwert dar.
Mit ticketareo kannst du beispielsweise aus den Daten der Teilnehmerlisten direkt Profile für die Teilnehmenden generieren lassen. Die Teilnehmenden können dort alle für sie relevanten Infos hinterlegen, aber auch vordefinierte Informationen angeben, die nicht nur dir als Veranstalter bei der Kategorisierung helfen, sondern den Teilnehmenden beim Finden und Filtern interessanter Kontakte.
So ermöglichst du es deinen Teilnehmenden sich bereits vor dem Event miteinander zu vernetzen, Termine zu vereinbaren und sogar über den Veranstaltungstag hinaus zu planen.
Für den reibungslosen Ablauf vor Ort erhalten sie dann einen Badge mit einem QR-Code zur ihrem Profil alias ihrer digitalen Visitenkarte. So kann man sich auch vor Ort ganz einfach durch das Scannen der Codes vernetzen und auf das komplette Profil zugreifen. Die digitale Visitenkarten hat einige Vorteile gegenüber der herkömmlichen Papiervariante: Man kann den Kontakt direkt ins Telefonbuch speichern, hat sie immer griffbereit und zudem ermöglichen sie den Zugriff auf Website und Social Media Profile des Kontaktes.
Für dich als Veranstalter stellen der Badge und die digitale Visitenkarten zudem einen organisatorischen Mehrwert dar. Badges und Label können vorbereitet und direkt beim Check-In vergeben oder bereits vorab zugesendet werden. Das spart am Eventtag viel Zeit. Zudem kannst du Mitarbeitenden bestimmte Teilnehmerkategorien zuordnen und diese per SMS oder E-Mail benachrichtigen lassen, sobald ihr Lead am Event eingecheckt hat. So können sich deine Mitarbeitenden direkt um den Gast kümmern.
Die Profile und Listen ermöglichen dir darüber hinaus, langfristige Beziehungen zu deinen Teilnehmenden aufzubauen. Durch das Erfassen der Kontaktdaten kannst du mit ihnen über die Veranstaltung hinaus in Verbindung bleiben und damit nicht nur deine Lead-to-Sales Strategie optimieren, sondern auch direkt die Basis für Folgeevents schaffen. Doch langfristige Bindungen entstehen nur durch erfolgreiches Networking:
Die Zeiten der klassischen Visitenkarte scheinen vorbei. Der Wunsch nach Digitalisierung, mehr Flexibilität und Nachhaltigkeit machen digitale Visitenkarten zu einem Muss für jede Veranstaltung. Idealerweise ist der Aufwand für deine Teilnehmenden hierbei so gering wie möglich: Sorge dafür, dass sich bereits mit der Registrierung ihre individuelle digitale Visitenkarte erhalten und dass diese z.B. als QR-Code Bestandteil ihres Veranstaltungsbadges ist. So müssen die Teilnehmenden ihre Codes auf der Veranstaltung lediglich scannen und haben ihr Gegenüber direkt als Kontakt gespeichert.
Mit unserer Funktion der frei definierbaren Profile schlagen wir die Brücke aus Teilnehmerlistendaten und Profil:
ticketareo Feature: Frei definierbare Listen und Profile
Sobald sich ein/e Teilnehmer:in bei deinem Event registriert, wird für diese/n automatisch ein Profil für dein Event erstellt. Der/die Teilnehmende bekommt nach Abschluss der Registrierung eine E-Mail mit Link zu seinem/ihrem Profil, um dieses zu vervollständigen. Welche Daten dort abgefragt werden kannst du frei konfigurieren. Je nach Event und Zielgruppe können das Informationen, wie z.B. Branche, Studienfach, Interessen uvm. sein
Diese vorher definierten Kategorien dienen dir später als praktische Filter und Suchkriterien in deiner Teilnehmerliste.
Die Profile helfen dir nicht nur dabei, dein Teilnehmermanagement so einfach und flexibel wie möglich zu gestalten, sondern bringen Networking auf ein neues Level. Sie können per QR Code oder Social Share geteilt werden, Teilnehmende können sich Direktnachrichten schicken und Termine vereinbaren und über die Tags und Kategorien effizient finden und vernetzen.
Die Funktionen der frei definierbaren Listen und Profile auf einen Blick:
Als Veranstalter hast du die Möglichkeit, je nach Event, deine Matching- & Filterkriterien zu bestimmen. Je nach Art der Veranstaltung können das Informationen, wie z.B. Branche, Studienfach oder Teilnehmerkategorie sein. So kann jeder seine persönlichen Präferenzen angeben und andere Teilnehmende können genau nach diesen Kriterien filtern und Suchen. Networking effizient gemacht!
Wichtig: Datenschutz liegt uns am Herzen, deshalb kannst du die Teilnehmenden frei entscheiden lassen, welche Daten sie angeben möchten und ob das Profil für jeden sichtbar sein soll.
