Die No-Show-Rate, also die Anzahl derjenigen Teilnehmer, die sich zwar für ein Event registriert haben, schließlich dort aber nicht erscheinen, spielt nicht nur bei Offline-Veranstaltungen eine große Rolle, sondern auch bei Online-Events. Denn sowohl im digitalen als auch im analogen Bereich verursachen No-Shows Kosten und verbrauchen unnötige Ressourcen. Bereits bei der Planung eines Livestreams oder Online-Events wird mit einer bestimmten Teilnehmerzahl kalkuliert. Zu viel bestelltes Datenvolumen auf den Event-Plattformen oder Enttäuschungen auf Seiten der Sponsoren und Referenten sind die Folgen, wenn weniger Teilnehmer erscheinen, als sich angemeldet haben. Um das zu vermeiden, haben wir dir 6 nützliche Tipps zusammengetragen, die helfen, die No-Show-Rate zu minimieren – und die Anzahl der Besucher zu maximieren!
Das richtige Targeting zu Beginn der Veranstaltungsplanung ist nicht nur für eine erfolgreiche Vermarktung deines Events wichtig. Definiere ein klares Ziel für deine Veranstaltung – und lege im Anschluss fest, welche Zielgruppe angesprochen werden soll. Was möchtest du mit deiner Veranstaltung erreichen? Welchen Mehrwert bietest du deinen Eventteilnehmern? Stelle diesen Mehrwert in der Kommunikation immer wieder deutlich heraus! Wenn du all diese Fragen eindeutig beantworten kannst (und zwar nur dann), kannst du anschließend ein Eventkonzept entwickeln und umsetzen, dass genau zu deiner Zielgruppe passt. Und stellst damit sicher, dass deine Veranstaltung von Anfang an so spannend und interessant wirkt, dass deine Gäste unbedingt teilnehmen wollen.
Folgende Fragen helfen dir bei der Zusammenstellung der Eventinhalte:
1. Welches Problem soll mit deinem Event gelöst werden?
2. Warum ist die Lösung dieses Problems so wichtig?
3. Wie wird sich der Gast fühlen, wenn dieses Problem gelöst wurde? Welches Resultat kann er oder sie erwarten?
Denk daran, deinen angemeldeten Gästen vor dem eigentlichen Eventtermin mehrmals eine Erinnerung zu schicken. Bedenke, dass es je nach Veranstaltungsart unterschiedliche Vorlaufzeiten für die Erinnerungen gibt: Die Vorlaufzeiten bei Offline-Events sind natürlich viel größer, als bei digitalen Veranstaltungen, da sich die Teilnehmer um die An- und Abreise und ggf. um eine Übernachtung kümmern müssen. Doch auch bei Online-Events sind mehrere Reminder ein Muss, um inmitten von Homeoffice, Haushalt, Familie und zahlreichen digitalen Teammeetings nicht vergessen zu werden. Daher empfehlen wir dir, deine Teilnehmer einen Tag vor und am Tag der Veranstaltung an das Event zu erinnern. Füge die Login-Daten unbedingt zu deinen Reminder E-Mails hinzu. Das nimmt eine weitere Hürde, die einen potentiellen Teilnehmer daran hindern könnte, deine Online Veranstaltung zu besuchen.
Eine weitere Möglichkeit, die No-Show-Rate deiner digitalen Veranstaltung zu reduzieren, ist, kostenpflichtige Tickets anzubieten. Auch, wenn du dich für einen sehr geringen Preis entscheidest, sorgt das bereits für ein höheres Commitment auf Seiten der registrierten Eventteilnehmer. Je mehr Geld investiert wird, desto höher die Verbindlichkeit deiner Teilnehmer. Selbstverständlich sollte der Preis für deine Tickets nach wie vor gerechtfertigt bleiben. Es gibt weitere Gründe, die dafür sprechen, deine digitale Veranstaltung zu monetarisieren – wir empfehlen dir hierzu unseren Artikel “Wie und warum digitale Events monetarisiert werden sollten”. – wir empfehlen dir hierzu unseren Artikel “Wie und warum digitale Events monetarisiert werden sollten”.
Wenn du dich dazu entscheidest, die Anzahl der Teilnehmer für deine digitale Veranstaltung zu begrenzen und dein Event schnell ausverkauft ist, empfiehlt es sich, eine Warteliste für diejenigen Teilnehmer einzurichten, die kein Ticket mehr ergattern konnten. Zusätzlich könntest du dir überlegen, dein Event künstlich zu verknappen, also beispielsweise zunächst nur eine bestimmte Anzahl an Tickets zur Verfügung zu stellen und dies auch so zu kommunizieren, und weitere, exklusive Tickets über den Newsletter zu verkaufen. So könntest du den Ticketkauf ebenfalls mit einer Anmeldung zu deinem Newsletter verknüpfen.
Je automatisierter dieser Prozess in der Teilnehmermanagement Software abläuft, desto besser. Übrigens: diejenigen Interessenten, die zunächst auf der Warteliste standen und schließlich doch ein Ticket erwerben konnten, haben oft ein höheres Commitment, die Veranstaltung zu besuchen, als diejenigen, die von vornherein einen Platz bekommen haben. So bieten Wartelisten gleich zwei Wege, auf welchen die No-Show-Rate für dein Online-Event minimiert werden kann.
Gleichzeitig solltest du es deinen Gästen so einfach wie möglich machen, abzusagen. Moment – ist das nicht widersprüchlich? Nein. Je weniger Klicks und Erklärungen nötig sind, um eine Absage zu hinterlassen, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass sich deine Gäste direkt an dich wenden, wenn sie nicht kommen können. Anders, als einfach nicht zu erscheinen, ohne vorab eine Benachrichtigung zu hinterlassen. Das schafft eine bessere Planbarkeit für dich … und kann direkt mit deiner Warteliste kombiniert werden.
Für viele ist die Gewissheit, dass das Video im Anschluss an die Veranstaltung als Replay zur Verfügung gestellt wird, Grund genug, nicht live am Eventtermin teilzunehmen. Warum auch – wenn die gezeigten Inhalte auch später jederzeit abgerufen werden können? Um dem vorzubeugen, empfehlen wir dir, den Mehrwert der Live-Teilnahme in der Kommunikation auf deiner Event-Webseite von Anfang an zu verdeutlichen. Live-Umfragen, Live Q&A’s usw. sind nur dann so richtig interessant, wenn der Gast sie auch live verfolgen und ggf. selbst an den Umfragen und dem gegenseitigen Austausch teilnehmen kann. Außerdem könntest du dir überlegen, die Aufzeichnung deines Events nur einem bestimmten Personenkreis zur Verfügung zu stellen: nämlich denjenigen, die tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen haben. Oder aber du bietest im Anschluss an das Event nur Ausschnitte der Veranstaltung als Zusammenschnitt an, die bei deinen No-Shows zumindest das Gefühl hervorrufen werden, beim nächsten Mal dabei sein zu wollen. Alternativ kannst du dich auch gänzlich gegen einen Replay deines Events entscheiden. Wenn das der Fall ist, empfehlen wir dir, das von Beginn an deutlich zu kommunizieren: Wer von den Veranstaltungsinhalten profitieren will, muss am Event teilnehmen!
Halte die Kommunikation vor deiner Veranstaltung hoch – insbesondere auf deiner Event-Webseite, in den E-Mails und in den sozialen Medien! Denn genau das sind die Plattformen, auf denen die angemeldeten Teilnehmer unterwegs sind. Eine andauernde Kommunikation hilft den Teilnehmern, die Veranstaltung im Gedächtnis zu behalten und steigert die Vorfreude auf das Online-Event. Zusätzlich kannst du auch deine Speaker und Referenten bitten, auf ihren Social Media Kanälen über die Veranstaltung zu sprechen. Sei aktiv, unterhalte dich mit deinen Teilnehmern, sprich über dein Event.
Mit Hilfe einer proaktiven Kommunikation und einigen Tipps kannst du die No-Show-Rate deutlich minimieren. Achte dabei immer auf eine konsequent zielgruppengerechte Ansprache und halte dir deine vorab festgelegten Ziele in Bezug auf den Personenkreis, den du erreichen willst, und in Bezug auf den Mehrwert deines Events vor Augen. Profitiere von einer professionellen Teilnehmermanagement-Lösung und denke daran, eine Warteliste anlegen zu können. Probiere verschiedenes aus und werte die Ergebnisse deiner Versuche aus – nur so findest du heraus, was für dein Event und deine Teilnehmer funktioniert, und was nicht.
