Die Eventnachbereitung ist oft das unterschätzte Schlüsselelement, das den Unterschied zwischen einer guten und einer herausragenden Veranstaltung ausmacht. Der Eindruck, ist das was zählt und dieser kann durch eine gut durchdachte Nachbereitung  positiv verstärkt werden. So bleibst du im Gedächtnis und baust langfristige Beziehungen zu deinen Kunden auf.

Darüber hinaus, dient diese Phase nicht nur der Reflexion über vergangene Erfolge und Herausforderungen, sondern ermöglicht auch eine strategische Ausrichtung für zukünftige Veranstaltungen. Messe deine Erfolge, lerne, verbessere und schaffe so Kundenzufriedenheit.

Evaluierung des Erfolgs: Die Nachbereitung bietet die Möglichkeit, das Event in seiner Gesamtheit zu bewerten. Durch die Analyse von Kennzahlen wie Teilnehmerzahl, No-Show-Rate, Interaktionen und Feedback kannst du den Erfolg deines Events messen und verstehen, was gut gelaufen ist und wo Verbesserungspotenzial besteht.

Beziehungspflege: Die Nachbereitung ermöglicht es, die Beziehung zu den Teilnehmenden zu pflegen. Durch angemessene Kommunikation und Follow-up-Aktivitäten kannst du das Interesse und die Verbundenheit der Teilnehmer langfristig aufrechterhalten und somit nicht nur „heiße Leads“ für dein Sales Team generieren, sondern nachhaltig Kunden konvertieren.

Lernprozess: Die Eventnachbereitung dient als Lernprozess für zukünftige Veranstaltungen. Indem du die Herausforderungen und Erfolge dokumentierst,  kannst du wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die dir helfen, zukünftige Events zu optimieren. NEU: Du kannst ab sofort Organisationen innerhalb unserer Plattform erstellen. Somit kannst du sehen, ob eine Person schon bei mehreren deiner Events war und diese dann entsprechend Leadqualität bewerten. Mehr dazu hier.

Oft fällt es schwer, bei all den To Do‘s rund um eine Veranstaltung den Überblick zu behalten. Der Fokus liegt dann dabei häufig nur auf der Vorbereitung und Durchführung. Nach dem Event ist man erleichtert, dass alles geklappt hat. Da kann schon mal der ein oder andere wichtige Punkt für die Nachbereitung hinten runter fallen und die optimale Nachbereitung deiner Leads leiden. Damit dir das nicht passiert, haben wir dir eine kurze Checkliste mit den wichtigsten To Do’s und Tipps zur Eventnachbereitung zusammengestellt.

1. Feedback einholen

Der Eindruck bei den Teilnehmenden ist direkt nach der Veranstaltung am frischesten. Nutze das Momentum und verschicke Umfragen, um unmittelbares Feedback einzuholen. Frage beispielsweise nach Qualität der Inhalte und Speaker, wie die Organisation empfunden wurde, ob der Check-In reibungslos geklappt hat, usw. Achte darauf Feedback einzuholen, dass dir für die Evaluation und für künftige Events wirklich von Nutzen ist.

Und nicht zu vergessen: Denke auch daran, Feedback intern bei den Teilnehmenden aus der eigenen Organisation einzuholen.

2. Social Media Aktivitäten optimieren

Analysiere die Social Media Aktivitäten deiner Teilnehmenden. Achte darauf, wer zur Veranstaltung gepostet hat, wer dich markiert hat und reagiere und interagiere mit den Beiträgen. Bedanke dich bei den Teilnehmenden, teile Beiträge und gehe auf Feedback ein.

3. Aufzeichnungen und Inhalte teilen

Teile  Aufzeichnungen, Präsentationen, Bilder und Ressourcen mit den Teilnehmenden bzw. denen, dies  sich registriert haben.  Damit schaffst du einen zusätzlichen Mehrwert, bietest Gesprächsaufhänger und ermöglichst Personen, die das Event verpasst haben, die Inhalte nachzuholen und mit dir in Kontakt zu treten.

4. Follow-up E-Mails

Sende personalisierte Follow-up-E-Mails mit Dankeschön-Nachrichten, Zusammenfassungen der wichtigsten Erkenntnisse, Links zu Ressourcen oder Termineinladungen. Nutze sie zudem, um individuelle Gesprächsaufhänger aus dem Event mit deinen Kunden wieder aufzugreifen und lückenlos an die Kundengewinnung anzuknüpfen.

5. Budgetnachbereitung

Ein absolutes Muss zum Eventabschluss: Kassensturz. Prüfe deine Ausgaben für Ressourcen, Marketing, Technik und Co. Identifiziere unnötige Ausgaben und Einsparpotentiale, aber auch wo im nächsten Jahr vielleicht mehr invertiert werden muss.

Nutze vor allem auch das Feedback der Teilnehmenden und den Rücklauf an Leads, um den ROI

6. Eventanalyse

Wer hat am Event teilgenommen? Reportings sind ein wichtiger Bestandteil im Eventmanagement, insbesondere für die Eventauswertung. Du den wichtigsten KPIs gehören auf jeden Fall webseitenspezifische Daten wie Zugriffszahlen und Ticketverkäufe, aber auch No-Show Rates und Streamingstatistiken. So identifizierst du Cold-Leads, um so künftig Kosten zu sparen.

Wichtig: Dokumentiere zudem Herausforderungen und Probleme, um diese zu beheben und Strategien zur Vermeidung in Zukunft zu entwickeln.

7. Langfristige Beziehungen aufbauen

Halte den Kontakt zu den Teilnehmenden aufrecht. Informiere über kommende Veranstaltungen, Webinare oder Ressourcen, die für sie von Interesse sein könnten. Greife Gespräche und Themen vom Event wieder auf und schaffe so lückenlose Schnittstellen zwischen Event, Marketing, Sales und  Management. Biete Kontaktmöglichkeiten zu den jeweiligen persönlichen Ansprechpartner des Kunden per Telefon, Mail oder direkt als Kalenderbuchung.

Last but noch least solltest du natürlich auch nicht vergessen, dich bei deinem Team und allen Beteiligten zu bedanken. Das stärkt die Motivation und den Zusammenhalt.

Wie du siehst, ist die Eventnachbereitung nicht bloß reine Formalität, sondern ein entscheidender Teil des gesamten Veranstaltungsprozesses und ein wichtiger Faktor in der Kundengewinnung  und –bindung. Durch eine sorgfältige und durchdachte Nachbereitung kannst du nicht nur den Erfolg des aktuellen Events maximieren, sondern auch die Grundlage für zukünftige erfolgreiche Veranstaltungen legen.