Das Konzept und der Termin für dein Event stehen fest. Alle Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Durchführung deiner Veranstaltung sind erfüllt – bis auf eine: Interessenten auf dein Event aufmerksam zu machen und sie davon zu überzeugen, auch tatsächlich zu erscheinen. Kurzum, die erfolgreiche Vermarktung deiner Veranstaltung steht noch aus. Worauf kommt es beim Eventmarketing wirklich an? Wir zeigen es dir anhand von 7 wirkungsvollen Tipps!
Eine überzeugende Marke ist der Eckpfeiler aller erfolgreichen Werbemaßnahmen. Egal, über welchen Kanal du deine Veranstaltung bewerben möchtest, du solltest die Interessenten immer auf eine Event Website lenken, als zentrale Anlaufstelle für jegliche Kommunikationsmaßnahmen. Weitere Infos zur Wichtigkeit deiner Eventwebsite findest du hier. Kernelemente einer begeisternden Veranstaltungsseite sind eine eindrucksvolle Eventbeschreibung, dein eigenes Logo und Branding, eine interessante Agenda, Fotos bzw. Videos und Hintergrundinformationen zu den Speakern, ggf. Erfahrungsberichte und Medien vergangener Veranstaltungen und nicht zuletzt ein gut platzierter, deutlich sichtbarer Call-to-Action, der deine Interessenten zum Kauf eines Tickets bewegt.
Jeder Konsument braucht im Durchschnitt bis zu 6 Touchpoints, bevor er sich zum Kauf eines Produktes entscheidet. Das gilt auch für Veranstaltungen! Hierbei zählt wirklich jeder einzelne Kontaktpunkt. Deine Besucher kommen täglich mit zahlreichen Medien in Verbindung – egal, ob online, offline oder auf Social Media. Solltest du dich bei der Vermarktung deines Events also nur auf einen der drei Hauptmarketingkanäle konzentrieren, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du nicht alle potentiellen Gäste erreichst und schließlich weniger Besucher auf deiner Veranstaltung willkommen heißt, als es bei voller Ausschöpfung des Potentials möglich gewesen wäre. Achte also darauf, dass dein Eventmarketingplan einen ausgewogenen Mix aus Online-, Offline- und Social-Media-Maßnahmen beinhaltet. Nur so kannst du eine sinnvolle Abdeckung der gewünschten Zielgruppe sicherstellen.
Mit einer eigenen Newsletter-Kontaktliste ist E-Mail Marketing der wohl beste Kanal, um dein Event zu bewerben. Solltest du keine eigenen Kontakte vorliegen haben, kannst du bei deinen Speakern, Partnern und Sponsoren um eine Erwähnung in deren Newslettern bitten. Achte auf eine spannende Betreffzeile mit emotionalem Inhalt, wie z.B. “Exklusiv: Wir laden dich ein!”. Beim Inhalt deiner Einladungs-E-Mail solltest du – ähnlich wie bei der Gestaltung deiner Event Website – darauf achten, die überzeugendsten Informationen in den Vordergrund zu stellen und durch authentische Fotos und Videos der Speaker und ehemaliger Veranstaltungen aufzuwerten. Bedenke bei der Kampagnenplanung, dass deine Gäste täglich mehrere E-Mails und Newsletter erhalten. Unter dieser Voraussetzung ist es nicht gerade einfach, mit deiner E-Mail aus der Masse herauszustechen. Ein oder mehrere Reminder, ggf. mit Countdown, wenige Tage vor deinem Event helfen dabei, noch mehr Gäste für deine Veranstaltung zu gewinnen. Und je nachdem, wie viele Wochen vor Veranstaltungstermin du mit der Vermarktung beginnst, können sogar mehrere E-Mails zum Event sinnvoll sein. Wie wäre es außerdem mit einem Last Chance Rabatt?
Auch die Social Media Kanäle solltest du für die Vermarktung deines Events nutzen. Schließlich ist ein Event ein gesellschaftlicher – sozialer – Anlass! Verwende einen individuellen, gebrandeten Hashtag, der sich klar deiner Veranstaltung zuordnen lässt, in jedem deiner Beiträge auf Social Media. Zudem empfehlen wir dir, den Link in deiner Bio auf Instagram, Facebook, Twitter oder LinkedIn anzupassen und für die Zeit, in der du dein Event besonders aktiv bewirbst, auf deine Event Website zu verlinken anstatt auf deine Hauptwebsite. Besonders effektiv ist außerdem, auf Facebook und LinkedIn eine Veranstaltung zu deinem Event zu veröffentlichen. So schaffst du dir eine zusätzliche Plattform, über welche du mit deinen Gästen in Kontakt treten und sie regelmäßig zur Entwicklung deines Events updaten kannst. Exklusive Blicke hinter die Kulissen, Umfragen, Medien, Countdowns und vieles mehr eignet sich besonders gut, um das Interesse an deiner Veranstaltung noch zu steigern. Achte auf ein ansprechendes Veranstaltungsbild, eine packende Beschreibung, spannende Bilder und Videos, sowie einen klaren Call to Action. Nicht zu vergessen: leite deine Besucher zum Kauf des Tickets und für weitere Informationen immer auf deine zentrale Event Website!
Hast du einen Blog auf deiner Webseite eingebunden, empfehlen wir dir, ca. eine Woche vor Veranstaltungstermin einen Artikel zum Event zu veröffentlichen. Besonders bietet sich hier ein exklusives Interview mit einem deiner Top-Speaker an! Aber auch spannende Hintergrundinformationen oder zusätzlicher Content eignen sich als Themen für einen Blogbeitrag. Auch, wenn es etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt, ist es in jedem Fall eine Überlegung wert, deine Künstler, Partner oder Sponsoren dazu einzuladen, einen Gastbeitrag zu deiner Veranstaltung zu schreiben und in deren Netzwerken zu teilen – denn das ist für beide Seiten profitabel.
Jede erfolgreiche Veranstaltung sollte mit Kamera und Film begleitet werden; und zwar nicht einfach nur, um schöne Erinnerungen festzuhalten, sondern auch, weil sich dieses wertvolle Grafikmaterial im Anschluss an dein Event hervorragend und vielseitig weiterverwenden lässt. Daher sind Fotografen und Filmemacher eine deiner wertvollsten und wichtigsten Gäste. Achte darauf, im Austausch für ihre oder seine Zeit ein spannendes Programm, eine tolle Betreuung und eine gute Beleuchtung anzubieten.
Übrigens: aufgrund der aktuellen Situation werden immer mehr digitale Events, wie hybride Veranstaltungen oder Live-Streams, durchgeführt. Der Vorteil solcher Eventmaßnahmen ist, dass der Livestream während der Veranstaltung aufgezeichnet werden kann und somit auch im Anschluss an das Event als wertvolles Videomaterial zur Verfügung steht, welches dir und deinen Gästen entweder als Ganzes oder auch in Auszügen als tolle Erinnerung an deine Veranstaltung dient!
Des Weiteren empfehlen wir dir, individuelle Rabatt- und Gutscheincodes zu erstellen, die deine Künstler, Speaker, Partner oder Sponsoren nutzen können, um deine Veranstaltung in ihrem Netzwerk zu bewerben. Praktisch: wenn du jedem Partner einen persönlichen Code zur Verfügung stellst, der sich klar zuordnen lässt, kannst du im Anschluss gut erkennen, wie effektiv der jeweilige Partner für die Bewerbung deines Events war.
Veröffentliche dein Event bei den lokalen Medien und nutze die öffentlichen Veranstaltungskalender. Meist ist ein Eintrag in diesen sogar kostenlos. Auch Industrie- und Gewerbeverbände können geeignete Plattformen sein, deine Veranstaltung zu bewerben. Diese sind in vielen Fällen gerne bereit und sogar dankbar, Events zu fördern, die für ihre Mitglieder relevant sind – vor allem dann, wenn du als Organisator vielleicht sogar selbst Mitglied in einem der Verbände bist.
Sinnvoll ist auch, die lokale Presse zu informieren. Kontaktiere diese mit einer Einladung zu deiner Veranstaltung und einem Angebot für einen relevanten Artikel. Reizvoll ist hier oftmals ein Interview mit einem deiner Speaker oder Künstler. Eine separate Pressemitteilung kannst du der lokalen Presse auch direkt zukommen lassen und um Veröffentlichung bitten.
Die Vermarktung deines Events endet am Tag deiner Veranstaltung – oder? Falsch! Auch während und selbst nach deinem Event solltest du entsprechende Marketingmaßnahmen umsetzen, die deine Brand und künftige Veranstaltungen hervorheben.
Begleite dein Event mit Live-Postings und animiere auch deine Gäste dazu, auf Social Media in Stories oder Live-Videos über deine Veranstaltung zu sprechen. Teile Fotos und Bilder in den sozialen Medien, markiere Speaker, Künstler, Sponsoren und Partner auf den Beiträgen und nutze deinen persönlichen Event Hashtag. Dadurch generierst du Reichweite und zeigst den Interessenten, die deine Veranstaltung dieses Mal nicht besucht haben, dass es sich beim nächsten Mal durchaus lohnt, an ihr teilzunehmen. Wenn du möchtest, kannst du ein Gewinnspiel oder einen Contest veranstalten, der deine Gäste zusätzlich animiert, fleißig in den Social Media Kanälen zu posten.
Das Ende deiner Veranstaltung ist nicht gleichzeitig auch das Ende deines Eventmarketings. Nach dem Event ist vor dem nächsten Event. Nutze die Zeit und den neu produzierten Content, um deine nächste Veranstaltung zu einem noch größeren Erfolg zu machen!
Schreibe einen Veranstaltungsrückblick als Blogpost, Pressemitteilung oder Video und erstelle eine Galerie mit Fotos des Events (natürlich nur mit Zustimmung derjenigen, die auf den Bildern zu sehen sind). Idealerweise bindest du diese Galerie auf deiner Event Website mit ein, wodurch du zusätzliche Seitenaufrufe und Klicks auf dieser erzielst.
Zudem empfehlen wir dir, eine Follow-Up E-Mail an deine Gäste, Speaker, Künstler, Partner und Sponsoren zu versenden. In dieser kannst du dich für die rege Teilnahme bedanken, besondere Momente der Veranstaltung teilen, gemeinsam in Erinnerung schwelgen, wichtige Links zur Verfügung stellen und zusätzlichen Content, wie Präsentationen oder Manuskripte als Download, zum Event anbieten.
Im Anschluss an deine Veranstaltung ist es an der Zeit, auch auf Social Media noch einmal so richtig aktiv zu werden und deinen Dank und deine Wertschätzung auszusprechen. Veröffentliche weitere Fotos und Videos – wie wäre es beispielsweise mit einem tollen Zusammenschnitt der Event-Highlights, welchen du auf Instagram, Facebook und Co. teilen kannst?
Wie du siehst lassen sich bereits mit wenigen Marketingmaßnahmen große Wirkungen erzielen. Professionelles Eventmarketing muss nicht teuer sein, jedoch gilt: je mehr Arbeit, Aufwand und Leidenschaft du in die Vermarktung deiner Veranstaltung investierst, desto größer der Erfolg. Mit einem gut ausgearbeiteten Marketingkonzept kannst du die einzelnen Zielgruppen deines Events ganz gezielt ansprechen, wodurch du nicht nur deinen Absatz direkt steigern kannst, sondern auch die langfristige Kundenbindung positiv beeinflusst.
Wir wünschen dir viel Erfolg!
